Missions : Poste partagé sur deux missions distinctes destiné à améliorer et à supporter le fonctionnement du service de gestion et de l'équipe de Direction : - Aider et supporter dans une fonction d'assistant, les tâches administratives des deux Directeurs adjoints du primaire et du secondaire - Assister le service de gestion dans certaines tâches ciblées Activités principales : Dans ses missions support à l'équipe des deux Directeurs Adjoints : - Contribuer à fluidifier l'organisation liée au fonctionnement du Primaire et du Secondaire - Apporter un support à l'un ou l'autre des directeurs adjoints dans les tâches administratives se présentant au fil de l'eau - Contribuer à la bonne organisation des examens du secondaire en apportant soutien à l'équipe - Aide à la gestion des plannings - Aide à la gestion des remplacements Dans ses missions d'assistance aux services de gestion : - Aide à la gestion des instances délibératives : o Assister aux instances délibératives (en soirée) pour en effectuer le compte rendu complet o Rédiger les rapports des différentes instances délibératives (Conseil d'Administration, Commission Permanente, Commission d'Appel d'Offre, Commission Fonds Social) - Gestion des marchés publics : o Préparer la mise en œuvre des procédures dans le respect du calendrier prévisionnel o Rédiger toutes les pièces administratives du dossier de consultation o Être capable d'analyser de manière synthétique et argumentée les offres des candidats o Préparer les Commissions d'Appel d'Offre (CAO) o Suivre la publication de la procédure et répondre aux éventuelles questions des candidats o Superviser l'achèvement de la procédure (fournir les éléments justificatifs de rejet aux candidats non retenus, vérifier les pièces du marché avant notification) - Gestion des voyages scolaires : o Être le guichet unique en matière de voyages scolaires pour les enseignants et porteurs de projet o Suivre l'exécution du marché des voyages scolaires o Suivre l'avancement des projets de voyages scolaires o Vérifier la concordance et la mise à jour des listes - Support à l'équipe de gestion dans l'intégration du logiciel Op@le : o Création des nouveaux comptes tiers (familles, fournisseurs.) o Mise à jour de la base de données o Numérisation des pièces comptables pour Op@le (actes, conventions, contrats, etc..) o Saisie et mise à jour de l'inventaire o Gestion, numérisation et saisi des RIB - Gestion des bourses : o Relation avec l'autorité académique pour les bourses du second degré o Suivi des bourses avec l'autorité académique et les familles Conditions particulières d'exercice La configuration de l'école européenne en « cité scolaire » accueillant des enfants de la maternelle jusqu'à la terminale implique l'existence d'un champ d'action très large et la multiplication des intervenants. Ce poste implique : o Une capacité d'organisation, de hiérarchisation des urgences, d'adaptation et d'anticipation o Une réelle aptitude au contact avec divers publics (entreprises, collectivités, personnels, parents d'élèves, élèves) o L'évolution dans un Environnement international