Mission principale Assurer l'assistanat de la direction et le soutien administratif, technique et organisationnel des équipes du bureau d'études BTP, en garantissant la gestion rigoureuse des dossiers de projets, le respect des procédures et la fluidité des échanges avec les différents acteurs de la construction. ________________________________________ Responsabilités et activités 1. Assistanat de direction - Gestion de l'agenda, des déplacements et des réunions de la direction - Organisation et préparation des réunions de projet et de chantier - Rédaction de comptes rendus, notes de synthèse et courriers officiels - Gestion des appels téléphoniques, courriers et emails - Interface entre la direction, les équipes techniques et les partenaires externes ________________________________________ 2. Gestion administrative des projets BTP - Suivi administratif des opérations (marchés, contrats, avenants) - Constitution et mise à jour des dossiers de projets (APS, APD, PRO, DCE) - Classement et archivage des pièces administratives et techniques - Suivi des assurances, attestations, agréments et habilitations - Gestion des relations avec les maîtres d'ouvrage, entreprises et administrations ________________________________________ 3. Appels d'offres et marchés publics / privés - Préparation et constitution des dossiers administratifs de réponses aux appels d'offres - Dépôt des dossiers sur les plateformes de dématérialisation (ex : PLACE, AWS) - Suivi des échéances, relances et notifications - Mise à jour des documents types (DC1, DC2, attestations, références) ________________________________________ 4. Support aux équipes techniques - Mise en forme et relecture des études, rapports et notes techniques - Suivi des livrables et des délais contractuels - Gestion et diffusion des documents de projet (plans, rapports, comptes rendus) ________________________________________ 5. Gestion financière et administrative - Suivi des devis, bons de commande et facturation - Suivi administratif des situations de travaux et honoraires - Transmission des éléments comptables au service concerné - Suivi des temps, congés et notes de frais ________________________________________