Au sein du Collège Doctoral rattaché aux Directions Interfacultaires de Sorbonne Université : Lieu : 15 rue de l'École de Médecine 75005 Paris Fonctions : Adjoint administratif / Adjointe administrative Catégorie : C Corps : Adjoint-e en gestion administrative (ATRF) BAP : J CDD de 8 mois. A pourvoir dès que possible. Placée sous la hiérarchie de la cheffe du département formations et carrière, l'adjoint-e administratif-ve assure un appui opérationnel à la bonne gestion du département. Les activités principales sont : - Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la structure - Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière, ressources humaines...) - Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs.), les reproduire et les diffuser - Retranscrire des informations orales à l'écrit - Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés - Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité - Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité - Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes - Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes - Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier - Classer et archiver des documents Conditions particulières d'exercice : - Le soutien à ce département implique la réalisation de tâches d'accueil demandant une présence sur site, pour assurer le bon déroulement des formations sur la semaine entière. - Des évènements sont également organisés hors des horaires habituels. Une activité d'appui logistique pourrait être demandée dans le cadre de ce types d'activités.