Le/la secrétaire assure un rôle central de soutien administratif, organisationnel et relationnel au sein de l'association. Il/elle contribue au bon fonctionnement des instances associatives, à la gestion administrative des ressources humaines, à l'appui direct du Directeur général et à l'accueil du siège. Les principales missions sont : 1. Gestion administrative de l'association et des instances - Organiser et assurer le suivi administratif des instances associatives (COS, Directoire, Assemblée Générale). - Préparer et envoyer les convocations, ordres du jour et documents nécessaires aux réunions. - Rédiger les procès-verbaux, comptes rendus et documents de synthèse. - Rédiger les courriers et notes pour le compte des administrateurs et de la direction. - Assurer l'envoi des documents aux administrations et partenaires institutionnels. - Gérer le classement, l'archivage et la mise à jour des dossiers administratifs et institutionnels. 2. Aide à la gestion administrative des Ressources Humaines - Assurer la saisie et le suivi administratif des contrats de travail. - Constituer, mettre à jour et classer les dossiers individuels du personnel. - Assurer le suivi administratif des absences (arrêts maladie, accidents du travail). - Mettre à jour les registres et tableaux de suivi réglementaires. - Rédiger et assurer le suivi des courriers administratifs RH (attestations, notifications, réponses diverses). - Faire le lien administratif avec la direction et, le cas échéant, le service RH. 3. Appui administratif au Directeur général - Assister le Directeur général dans la gestion administrative quotidienne. - Suivre la planification des rendez-vous et des réunions. - Préparer et mettre en forme les dossiers, courriers et documents nécessaires aux activités de la direction. - Assurer le suivi du courrier entrant et sortant de la direction. - Faciliter la circulation de l'information entre la direction, les administrateurs et les interlocuteurs internes et externes. 4. Accueil et gestion administrative du siège - Assurer l'accueil physique et téléphonique des personnes au siège de l'association. - Orienter les interlocuteurs internes et externes avec professionnalisme. - Réceptionner, trier, distribuer et expédier le courrier. - Assurer le suivi des fournitures de bureau, la gestion des stocks et les commandes. - Participer à l'organisation logistique des réunions et événements institutionnels. Profil recherché : Le/la candidate doit savoir maitriser le pack Office (Word, Excel, PowerPoint)