- Assure le déroulement administratif des formations réalisées - Communique efficacement avec les différents partenaires et acteurs du pôle GRETA - Accueille et renseigne le public ; - Renseigne sur l'offre de formation et les conditions d'accès. - Réceptionne les appels téléphoniques, traite les mails et les transmet aux interlocuteurs demandés. - Suivi administratif des prospects et renseignement et mise à jour du CRM de la structure. - Gère le courrier entrant et sortant ; - Participe à la communication interne et externe : diffuse, reçoit et exploite les informations en lien avec l'activité. Organisation et déroulement de la formation (cf. check list): A l'ouverture : - Convoque les stagiaires aux entretiens de sélection et aux informations collectives. - Gère l'accueil administratif des stagiaires. - Recueille et centralise les pièces constitutives du dossier d'inscription et aide le stagiaire à l'élaboration de son dossier, - Saisit, édite et diffuse l'ensemble des documents de formation nécessaires aux stagiaires et à l'équipe pédagogique. Pendant le déroulement de l'action : - Effectue le suivi des présences et transmet les éléments aux différents financeurs et au service facturation ; - Saisit des données dans les différents logiciels de suivi - Collecte les heures des formateurs - Inscrit les stagiaires aux examens ; - Prépare les éventuelles sessions d'examens en collaboration avec le coordonnateur ; - Traite les indicateurs globaux de satisfaction. La fin de l'action de formation : - Remet les attestations de fin de formation aux stagiaires. - Suit par tout moyen (courrier, téléphone, mails) les stagiaires à la fin de formation 6 mois après - Classe et archive les documents papiers et dématérialisés Exigences du poste - Maîtrise les techniques du secrétariat - Maîtrise de l'expression écrite et orale, des techniques de communication, des règles de présentation des documents - Maitrise des outils bureautiques - Maîtrise des logiciels internes - Maîtrise la démarche qualité mise en place par le GIP FIPAN - Connaissance de l'environnement de la Formation Continue - Connaissance du réseau académique et de son offre de formation - Connaissance des modalités de financement - Rigueur, efficacité, capacité à communiquer - Organisation, gestion des urgences - Réactivité, autonomie, aptitude au travail d'équipe - Confidentialité et loyauté