LES RESPONSABILITÉS PRIMAIRES Responsable de l'administration des activités quotidiennes de la réception et du cabinet dentaires, y compris, mais sans s'y limiter : la tenue des dossiers des patients, la planification des patients, les comptes débiteurs, le maintien de l'apparence et de l'ordre du cabinet dentaire et le rappel/les soins système. TÂCHES SPÉCIFIQUES Gestion de l'accueil - Gérer les opérations quotidiennes du cabinet dentaire - Ouvrir et fermer le cabinet dentaire selon le protocole du cabinet - Examiner l'accueil pour une apparence soignée et professionnelle et apporter les modifications nécessaires - Vérifiez l'exactitude de l'agenda et affichez-le dans toutes les salles de traitement - Répondre aux appels téléphoniques avec professionnalisme - Assurez-vous que le téléphone est décroché avant la troisième sonnerie en tout temps. Recueillir et répondre aux messages laissés sur le répondeur. Assurez-vous que le message approprié est sur le répondeur, par exemple : déjeuner, réunion du personnel, vacances, etc. - Gérer le répondeur au quotidien. Assurez-vous que le message est adapté au contexte - Examiner les fournitures pour la réception et fournir la commande au responsable d'accueil . - Surveiller l'état des salles d'attentes. Vérifiez au moins deux fois par jour et corrigez tout problème de propreté. Gestion des patients - Maintenir un espace d'accueil professionnel ; organiser le matériel d'éducation des patients, etc. - Accueillir et accueillir les patients et les visiteurs du cabinet - Enregistrer les patients selon le protocole du cabinet, vérifier et mettre à jour les informations sur les patients. Gérer les rappels et le système des patients inactifs - Superviser les relations avec les patients et traiter les plaintes des patients, selon le protocole du cabinet - Aider à expliquer la politique du cabinet aux patients - Confirmer les rendez-vous du lendemain selon le protocole et les préférences du cabinet - Prendre des rendez-vous de suivi au besoin - Connaître la politique financière du cabinet et être capable d'assister à une consultation sur le traitement et de conclure un accord financier avec un patient conformément à la politique financière du cabinet - Envoyez des lettres de bienvenue aux nouveaux patients. Envoyez des cartes de remerciement. La gestion des dossiers - Recueillir et enregistrer avec précision les informations d'assurance des patients - Enregistrer les entrées de tableau à partir de conversations téléphoniques ou en personne, le cas échéant - Assurez-vous que les enregistrements sont stockés en toute sécurité et traités conformément aux réglementations de confidentialité - Assurez-vous que les formulaires médicaux et les formulaires de consentement de chaque patient sont signés et à jour. - Enregistrer avec précision les informations sur les patients - Organiser les dossiers des patients et les radiographies pour les rendez-vous du lendemain - Suivre les cas et d'envois vers et depuis d'autres dentistes Gestion de l'inventaire - Surveiller l'inventaire et commander des fournitures de bureau au besoin - Surveiller et s'assurer que tout l'équipement electronique et informatique du cabinet dentaire fonctionne correctement Participation - Participer activement aux réunions du personnel. Effectuer d'autres tâches assignées par l'office manager Correspondance - Trier, organiser et distribuer le courrier - Préparer et envoyer des lettres de remerciement aux nouveaux patients et aux référents selon les directives de l'office manager - Préparer et envoyer toute autre correspondance nécessaire selon les directives de l'office manager BESOINS EN PERSONNEL - Baccalauréat - Écriture lisible pour les communications - Connaissance des logiciels dentaires un atout - Expérience souhaitée Interpersonnel Expérience en service client ou en relations avec les patients