Le Groupement Bienvieillir en IDF Le groupement de coopération sociale et médico-sociale réunit aujourd'hui 5 associations aux activités complémentaires d'aide et de soin à domicile. Son objectif consiste à permettre à la personne fragilisée de rester à domicile en garantissant une qualité de vie selon ses habitudes quotidiennes. Définir avec la personne aidée, à partir de son projet de vie et d'une évaluation des besoins, le plan d'intervention personnalisé, établi par le responsable de secteur, est le socle de la relation unique de confiance qui guide chacune de nos interventions. Notre service a pour vocation de permettre à chaque personne aidée de rester à domicile selon ses souhaits, en proposant un service de qualité. Tâches principales : Organiser les plannings Organisation des plannings sur le logiciel métier dans le respect des procédures existantes et du plan d'aide du client : Edition et remise des plannings Mise à jour des semaines types Collecte et validation des feuilles d'heures Transmission des éléments indispensable aux intervenants (trajets, Plan d'aide, ect) Transmissions aux bénéficiaires des emplois du temps (mise en place, modification, remplacements, etc) Saisie des congés et absences clients S'assurer de l'adéquation permanente aux situations des clients. Traitement efficace des urgences Optimisation des plannings : Proposition de remplacements Suivi des heures accordées Démarche d'amélioration ratio Heures prestées/heures accordées Gestion au quotidien des salariés intervenants Etablir les plannings selon le temps de travail prévu au contrat des salariés, respecter les plafonds prévus par la réglementation du travail et la convention collective Appliquer les consignes du responsable de secteurs et l'informer de toute anomalie. S'assurer de la connaissance et application des procédures par les salariés intervenants Contrôler la disponibilité et la remise des éléments matériels (véhicules, badgeuses, gants, blouses, clefs ) nécessaires à la mise en œuvre des prestations Gestion administrative de l'agence Assister le responsable de secteur dans la gestion administrative de l'agence. Recueillir, contrôler la conformité et la régularité de l'envoi au siège des documents nécessaires à l'établissement de la paie et à la facturation Clients (éléments de paie mensuels) Contrôler, saisir dans le logiciel métier et transmettre les dossiers clients au siège. S'assurer de la bonne organisation administrative de l'agence : Mise à disposition des documents internes et externes à jour Prise d'appel et traitement Commande de fournitures et consommables Gestion des clefs clients et agence Prendre connaissance quotidiennement des messages saisis dans le logiciel métier et les traiter efficacement en indiquant la réponse apportée à la demande ou à l'information. Compétences requises Le gestionnaire planning devra avoir une capacité d'autonomie et d'organisation dans son travail, Méthodique avec une bonne connaissance de la bureautique et du logiciel métier à disposition, L'assistant devra maitriser les procédures mises en place par la Direction. Compétences : Analyse et réalisation d'un diagnostic de la situation rencontrée Maîtrise du pack office et des logiciels APOLOGIC (de préférence) Qualités requises : Rigueur administrative Capacités relationnelles (positionnement professionnel) Réactivité Bonne organisation Aisance rédactionnelle Sens du travail en équipe Formation : formation minimum BAC + 2 dans le domaine du social (souhaitable) Rémunération : selon CCN BAD + prime d'activité