L'IUT est une des deux composantes de l'Université de Technologie Tarbes Occitanie Pyrénées. Il accueille 1600 étudiants et comprend 6 départements d'enseignement et 4 licences professionnelles. L'IUT de Tarbes prépare, dans son département Métiers du Multimédia et de l'Internet (MMI), à des fonctions très diverses et en rapide évolution dans les secteurs de l'informatique, de l'infographie, du web design, de l'audiovisuel et de la communication. Le B.U.T MMI forme sur 3 ans (60 étudiants par promotion) des professionnel.le.s de la communication, de la conception et de la réalisation de produits et de services multimédias, de la programmation orientée web et dispositifs interactifs. L'équipe pédagogique est composée d'enseignants, d'enseignants chercheurs et de professionnels en informatique, en communication et en production de contenu numérique, assisté d'un technicien audio- visuel. MISSIONS DU POSTE Le secrétariat pédagogique accueille et informe au quotidien les 170 étudiants, une vingtaine de vacataires et la dizaine d'enseignants. Il est également amené à collaborer avec les différents services de l'IUT (Scolarité, Comptabilité, Informatique, Communication ...) pour assurer ses missions. Nous recherchons un/e secrétaire à mi-temps suite au mi-temps thérapeutique de l'agent en poste pour une période de 3 mois renouvelables. ACTIVITÉS PRINCIPALES Le secrétariat pédagogique assiste le chef de département, dans la gestion administrative du département. Il assure 5 missions principales : L'accueil physique et téléphonique : - Renseigner et aiguiller les étudiants, les futurs étudiants, les parents d'étudiant, les vacataires, les enseignants, les fournisseurs et collaborer avec les différents services de l'IUT et de l'UTTOP. Le suivi administratif de la scolarité des étudiants : - Suivi des absences, relevés de notes, suivi visites médicales, emplois du temps, examens, gestion des stages et des soutenances. Le suivi administratif des dossiers vacataires : - Vérification des pièces, suivi, relances. La gestion des commandes et du budget - Assurer les achats et la gestion du stock de consommables en bureautique, informatique et de l'épicerie du département, en lien avec le service financier, suivi des livraisons et du budget. 2/2 Le soutien logistique dans le cadre des activités et manifestations : - Gestion des cartes d'accès, réservation de salles, participation aux différentes journées d'accueil, de communication ainsi qu'aux opérations électorales ponctuelles. - Préparation des réunions pédagogiques et conseils de département (2 par an), rédaction des comptes rendus. COMPÉTENCES REQUISES Connaissances (savoir) : Connaissances générales sur l'offre de formation du département, et plus largement de I'IUT et de l'UTTOP Comprendre et appliquer les règlementations (règlement intérieur, semestrialisation) Compétences opérationnelles (savoir-faire) : Capacités de rédaction et de synthèse Maîtrise des logiciels de bureautique et d'information : Office (Word, Excel, publipostage, Outlook), enquêtes Sphinx, sondages Evento. Utilisation de logiciels et applications internes : Hyperplanning (emploi du temps), Arexis (stages), Scodoc et Pegase (scolarité étudiants), Salto ProAcces, Moodle, Teams, Agora, FlySpray, X