L'IUT est une des deux composantes de l'Université de Technologie Tarbes Occitanie Pyrénées. Il accueille 1600 étudiants et comprend 6 départements d'enseignement et 4 licences professionnelles. Le département Génie Mécanique et Productique (GMP) accueille 350 étudiants (3 années de BUT GMP et 3 licences professionnelles) Le département GMP permet à ses étudiants d'obtenir, en trois ans, le diplôme de BUT (Bachelor Universitaire de Technologie) option GMP (Génie Mécanique et Productique). Cette formation est commune la première année puis à partir de la 2ième année, les étudiants peuvent suivre les enseignements en alternance ou en formation initiale dans un des deux parcours ouverts par le département : Innovation pour l'Industrie et Conception et Production Durable MISSIONS DU POSTE Le secrétariat pédagogique accueille et informe au quotidien les 350 étudiants, les 60 vacataires et les 20 enseignants et 3 personnels administratifs et techniques. Il est également amené à collaborer avec les différents services de l'IUT (Scolarité, Comptabilité, Informatique, Communication ...) pour assurer ses missions. ACTIVITÉS PRINCIPALES Le secrétariat pédagogique assiste le chef de département, les 3 directeurs d'études et les 3 responsables de licences dans la gestion administrative du département. Il assure 5 missions principales : L'accueil physique et téléphonique : - Renseigner et aiguiller les étudiants, les futurs étudiants, les parents d'étudiant, les vacataires, les enseignants, les fournisseurs et collaborer avec les différents services de l'IUT et de l'UTTOP. Le suivi administratif de la scolarité des étudiants : - Suivi des absences, relevés de notes, suivi visites médicales, emplois du temps, examens, gestion des stages et des soutenances. Le suivi administratif des dossiers vacataires : - Vérification des pièces, suivi, relances La gestion des commandes et du budget - Assurer les achats et la gestion du stock de consommables en bureautique, informatique et de l'épicerie du département, en lien avec le service financier, suivi des livraisons et du budget 2/2 Le soutien logistique dans le cadre des activités et manifestations : - Gestion des cartes d'accès, réservation de salles, participation aux différentes journées d'accueil, de communication ainsi qu'aux opérations électorales ponctuelles - Préparation des réunions pédagogiques et conseils de département (2 par an), rédaction des comptes rendus. COMPÉTENCES REQUISES Connaissances (savoir) : Connaissances générales sur l'offre de formation du département, et plus largement de I'IUT et de l'UTTOP Comprendre et appliquer les règlementations (règlement intérieur, semestrialisation) Compétences opérationnelles (savoir-faire) : Capacités de rédaction et de synthèse Maîtrise des logiciels de bureautique et d'information : Office (Word, Excel, publipostage, Outlook), enquêtes Sphinx, sondages Evento. Utilisation de logiciels et applications internes : Hyperplanning (emploi du temps), Arexis (stages), Scodoc et Pegase (scolarité étudiants), Salto ProAcces, Moodle, Teams, Agora, FlySpray, Xivo, application spécifique aux journées immersion-mini stages, Popeye (placement en amphi des étudiants). Compétences comportementales (savoir être) : Savoir anticiper et répondre aux différentes situations (envers les usagers) Être rigoureuse et méthodique, être disponible Savoir planifier et prioriser les tâches, organiser et gérer son travail au quotidien Savoir travailler en équipe, faire preuve de discrétion. Bon relationnel NIVEAU REQUIS Niveau IV (Bac) Anglais : sans objet Expériences souhaitées : 2 ans minimum de secrétariat administratif. Une expérience en secrétariat pédagogique serait appréciée.