LE POSTE Statut : Titulaire, CDI, CDD Grade : Adjoint des cadres hospitaliers ou Attaché d'administration hospitalière Catégorie : A ou B Organisation du travail : - Poste à temps plein - Horaires : 7h30/jour - 35h. 25 CA et 13 RTT - Repos fixe - Organisation du temps de travail : cycle forfaitaire en fonction de l'organisation du service. Lieu de travail : Châteauroux Déplacements liés à la fonction : oui þ non q Suppléance (le cas échéant) : Position dans la structure - Relations hiérarchiques Rattachement au (à la) directeur(trice) des ressources humaines non médicales et des relations sociales. Encadre hiérarchiquement les secrétaires médicaux(ales). Position dans la structure - Relations fonctionnelles - Médecins pour l'évaluation des besoins et le recueil des attentes - Directions fonctionnelles pour la gestion des ressources humaines et matérielles - Bureau des admissions, Direction des systèmes d'information, Département d'information médicale pour le traitement des données médico-administratives - Archivistes Missions du service Les missions ci-dessous correspondent au périmètre d'intervention des secrétariats médicaux encadrés par le (la) coordinateur(trice). - Accueillir et informer les patients, les familles et les correspondants médicaux, en présentiel ou par téléphone - Assurer la gestion administrative des dossiers patients : création, mise à jour, classement et archivage - Saisir et mettre en forme les comptes rendus médicaux, courriers, certificats et autres documents cliniques - Planifier les rendez-vous, consultations, examens ou interventions, en lien avec les équipes médicales et paramédicales - Coordonner la transmission des informations entre les différents services de soins, le plateau technique et les structures externes - Gérer la facturation et la codification des actes en lien avec le service administratif et le PMSI - Veiller au respect des règles de confidentialité, de traçabilité et des procédures institutionnelles - Contribuer à l'amélioration continue de l'organisation du secrétariat et à la qualité de la prise en charge des patients Missions spécifiques du poste - Missions principales o Organiser, planifier et superviser l'activité des secrétariats médicaux du ou des services concernés o Veiller à la qualité, la fiabilité et la continuité du traitement administratif des dossiers patients o Harmoniser les pratiques professionnelles et les outils utilisés par les secrétariats o Assurer l'interface entre les équipes médicales, paramédicales, administratives et les usagers o Contribuer à l'optimisation des circuits de communication et à la fluidité du parcours patient - Missions spécifiques en lien avec la qualité o Participer à la mise en œuvre et au suivi des procédures qualité relatives à la gestion des dossiers patients o Contrôler la conformité et la traçabilité des documents produits par les secrétariats o Identifier les dysfonctionnements, proposer et mettre en œuvre des actions correctives o Participer aux audits internes, à l'évaluation des pratiques professionnelles et à la rédaction de protocoles o Promouvoir la culture qualité et la confidentialité au sein des équipes administratives - Autres missions spécifiques o Contribuer à la formation et à l'intégration des nouveaux secrétaires médicaux o Participer à la mise en œuvre de projets de modernisation des systèmes d'information et de dématérialisation o Collaborer à la gestion des ressources matérielles et logicielles nécessaires à l'activité des secrétariats o Représenter le service dans les réunions institutionnelles ou interservices. - Fonction d'encadrement o Encadrer, animer et accompagner l'équipe des secrétaires médicaux dans leurs missions quotidiennes o Évaluer les besoins en effectifs et participer à la répartition des ressources humaines selon l'activité o Assure