Vos missions principales sont : Gestion administrative - Assurer l'accueil téléphonique et la gestion des courriels du pôle ; - Rédiger, mettre en forme, diffuser et archiver les courriers, notes, comptes rendus, feuilles de service et documents administratifs ; - Assurer le classement, l'archivage (papier et numérique) et la mise à jour des dossiers de production ; - Suivre les circuits de validation administrative et hiérarchique (parapheurs électroniques) ; - Assurer la planification des agents et son suivi pour les congés, RTT, repos compensateurs et les permissions. Suivi des productions - Assister les chefs de projets dans le suivi administratif des projets (devis, bons de commande, conventions, contrats, facturation) ; - Mettre à jour les tableaux de suivi de production et les plannings ; - Centraliser et diffuser les informations liées à l'avancement des projets. Organisation et logistique - Organiser et préparer les réunions, rendez-vous et déplacements (réservations, convocations, ordres de mission.) ; - Assurer la coordination logistique lors des missions opérations extérieures. Interface et coordination - Servir de point de contact entre le pôle, les autres services de l'ECPAD et les partenaires extérieurs ; -Faciliter la circulation de l'information au sein de l'équipe ; - Travailler en coordination permanente avec l'assistante du chef de pôle afin d'assurer la continuité administrative et le suivi des priorités. Vos missions secondaires sont : Soutien au département du pilotage des productions - Réservation de taxis en fonction des feuilles de service (FS), gestion de l'abonnement taxi et certification le cas échéant - Demande de régie ; - Demande d'avance de frais de mission ; - Archivage sur Acropolis des factures certifiées ; - Gestion et rangement de la boîte mail « administration PPA » : attribution des messages et classement dans les dossiers appropriés ; - Gestion des biodatas : mise à jour, relance en cas de pièces expirées, ajout lors des nouvelles arrivées ; - Mise à jour des tableaux de suivi (Word et Excel) ; - Validation des tâches terminées dans l'outil Smart Evo ; - Création des ordres de mission (selon organisation retenue). Appui à l'administration de production (selon organisation et montée en compétence) - Déclarations SDRM et DPAE ; - Attribution et suivi des numéros d'objet et de contrat ; - Envoi des parapheurs pour signature des contrats et mise en ligne des contrats signés sur Acropolis ; - Mise en paiement des contrats d'intermittents ; - Participation à l'amélioration des procédures internes ; - Appui ponctuel à l'organisation d'événements ou de projections ; - Contribution au respect des règles de sécurité, de confidentialité et de déontologie propres au ministère des Armées. Connaissances : - Connaissance des techniques de secrétariat et de gestion administrative ; - Connaissance de l'environnement institutionnel et, idéalement, du secteur audiovisuel ; - Maîtrise des outils de bureautique : Word, Excel, Outlook, Powerpoint ; - Maîtrise des techniques et des outils audiovisuels. Savoir-être : - Discrétion et sens aigu de la confidentialité ; - Rigueur, fiabilité et sens de l'organisation ; - Esprit d'équipe et qualités relationnelles ; - Réactivité, adaptabilité et capacité à travailler dans un environnement opérationnel. Savoir-faire : - Excellentes capacités rédactionnelles et orthographiques ; - Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, outils collaboratifs) ; - Capacité à organiser, prioriser et suivre plusieurs dossiers simultanément ; - Aisance dans la communication orale et écrite. Ce poste est proposé sur la base du recrutement d'un fonctionnaire ou du recrutement d'un agent contractuel (contrat CDD 2 ans renouvelable : possibilité de CDI au bout de 6 ans)