L'EHPAD KER LENN recherche une sécrétaire médicale à partir du 1 avril pour une durée de 12 mois. La secrétaire référente « Résident » est la première interlocutrice de la résidence Ker Lenn. Elle assure l'accueil physique et téléphonique des familles, visiteurs, prestataires extérieurs. Ses missions sont la gestion administrative des résidents de l'EHPAD, la gestion administrative de l'Accueil de Jour et la gestion administrative du Centre de Ressources Territorial. -Horaires d'exercice : du lundi au vendredi : 9h00/13h00 et 13h30/17h30 Mission générale : - Missions d'accueil physique et téléphonique de la résidence Ker Lenn et de ses services ainsi que les tâches de secrétariat y afférent. Accueil standard : - Accueil téléphonique et physique - Réception, renseignements directs et/ou orientation et transmissions des communications téléphoniques et des informations en direction des équipes et des résidents - Relais et/ou sélection de l'information vers la direction, relevé logiciel de soins - Traçabilité des appels et messages non relayés dans la journée - Réception des marchandises et orientation vers les référents professionnels - Informations et visites de l'établissement aux résidents et familles selon les besoins exprimés - Recueil des satisfactions et insatisfactions, remarques (résidents, familles, personnels) - Réservation des repas et des salles pour le personnel, les familles et amis souhaitant déjeuner avec un des résidents Secrétariat direction, résidents et personnel : - Retrait et dépôt du courrier PTT et retrait et dépôt des parafeurs en mairie et Trésor Public. - Réception, tri et Traitement du courrier de l'EHPAD. - Distribution du courrier des résidents ou réexpédition aux familles, tuteurs. - Réception des factures (liés à des actes non pris en charge par la sécurité sociale) et transmission aux familles. - Traçabilité des arrivées, dépôts et envois de documents. - Secrétariat et opérations diverses demandées par la direction et les divers services (courriers, notes de services, tableaux divers) - Création de documents vierges en lien avec l'hébergement temporaire. - Contrôle et suivi des conventions de stages, accueil des stagiaires. - Préparation des campagnes de vaccination (demande aux résidents ou aux familles, création tableau de suivi pour les IDE) - Accompagnement des résidents pour les skype - Impression des menus dès qu'ils arrivent par mail - Suivi du stock et commande des fournitures administratives Gestion des résidents : - Saisie, mise en forme de documents divers (courrier, notes de service et attestations diverses demandées par les résidents) - Gestion des dossiers de la liste d'attente viatrajectoire et Word (classements, actualisation) - Accueil des nouveaux résidents et familles - Suivi des contrats de réservation et contrats de séjours - Elaboration et suivi des dossiers administratifs des résidents - APL : Etablissement et expédition des dossiers de demande / Mise à jour annuelle du loyer / télédéclarations annuelles CAF et MSA - Saisie sur RESID-EHPAD des entrées, sorties, absences des résidents, dépenses médicales mensuelles. - Suivi des instances autour du résident (invitations et comptes rendus du CVS, réunions diverses) - Tenue du registre entrées/sorties Accueil de jour : - Suivi des dossiers résidents en lien direct avec l'équipe de l'accueil de jour. - Préparation des contrats, saisie des données dans Actarus et dans Livia ; Création et diffusion de différents documents demandés par l'équipe. Centre de Ressources Territorial : - Suivi des dossiers résidents en lien direct avec l'équipe du Centre de Ressources Territorial, - Préparation des contrats, - Création et diffusion de différents documents demandés par l'équipe. CONNAISSANCES NECESSAIRES : - Maîtrise des logiciels pack office - Connaissances de Viatrajectoire - Connaissance des logiciels : LIVIA / ACTARUS / CANVA - Connaissance réseaux sociaux professionnels