DESCRIPTIF DU POSTE : Dans un rôle central d'appui aux directions Habitat et Asile/intégration, l'assistant.e administratif.ive contribue au bon fonctionnement administratif, organisationnel et transversal des établissements et services. L'assistant.e administratif.ive assure a ce titre : Une participation active à la gestion administrative, technique et comptable, Un appui à la direction des établissements et services, Un rôle de référence sur la gestion des ressources humaines. 1. LA GESTION ADMINISTRATIVE, TECHNIQUE ET FINANCIERE Gestion administrative: -Gérer les boites mails génériques -Traiter la réception et la diffusion des courriers et des informations -Organiser les rendez-vous, les réservations d'espaces, les réunions, les comités et les évènements -Assurer la gestion documentaire -Rédiger des courriers, notes, comptes-rendus, synthèses et rapports -Réaliser des tableaux de bord et du reporting Gestion technique: -Réaliser les commandes courantes et en assurer leurs suivis -Assurer le suivi administratif des contrats de location, de fluides, de maintenance et de prestations diverses -Contrôler les échéances, les factures, les renouvellements et assurer le classement des contrats Gestion comptable: -Participer à la bonne tenue des caisses et en assurer le suivi -Collecter et transmettre les pièces comptables -Ventiler les factures et effectuer la saisie sur le logiciel dédié dans le respect des procédures en vigueur 2. L'APPUI A LA DIRECTION -Analyser des dossiers et réaliser des synthèses -Participer à la rédaction de dossiers métiers et de projets nouveaux -Préparer et fiabiliser des données à destination des financeurs et/ou de partenaires institutionnels -Structurer et transmettre des informations internes et externes selon les consignes de la direction -Assurer l'interface administrative entre le siège social, les établissements et services et les partenaires extérieurs -Veiller à bonne diffusion des documents et informations nécessaires aux services concernés 3. LA REFERENCE RH Administration du personnel / des ressources humaines: -Organiser le processus de recrutement dans le strict respect de la procédure en vigueur -Réaliser la déclaration préalable a l'embauche -Rédiger et assurer la complétude de l'ensemble des éléments contractuels de travail sur la base des trames existantes et dans le strict respect des procédures en vigueur -Assurer la gestion du registre du personnel -Renseigner les outils métiers et transmettre les données fiables au service RH -Organiser le suivi de l'ensemble des rendez-vous obligatoires dont la médecine du travail -Assurer la bonne tenue des dossiers individuels -Communiquer et rendre compte au service RH -Assurer la bonne tenue des tableaux d'affichage sur les différents sites -Transmettre au service RH toute sollicitation individuelle non traitée Eléments de paie: -Collecter, contrôler et transmettre les éléments variables de paie selon le planning préétabli - Fiabiliser les données de paie -Mettre à jour les contrats salariés et les plannings de travail et saisir tout élément variable -Assurer le suivi de la gestion du temps de travail -Gérer le suivi des CET -Gérer le suivi des tickets restaurants et des abonnements -Gérer le volet administratif du télétravail selon la charte en vigueur -Assurer les affiliations mutuelle et tout changement sur l'espace en ligne dédié -Assurer le suivi complet des IJSS et de la prévoyance -Procéder à la gestion des SDTC Plan de Développement des Compétences (PDC) -Participer à l'élaboration, a l'organisation, au déploiement et au suivi du PDC annuel -Adresser les demandes de prise en charge a l'OPCO