Assistant(e) de direction H/F: Poste basé à MAYOTTE (MAMOUDZOU- ZONE NEL) Prise de fonction : Immédiate Statut Etam- Rémunération : 2900 à 3100 € (13 mois) Durée hebdo : 39h GCA, forte de plus de 45 collaborateurs, acteur majeur des métiers de la climatisation, de la ventilation, de la plomberie et de l'installation de cuisines professionnelles, poursuit son développement à Mayotte. Nous recherchons notre future assistant(e) de direction. Sous la responsabilité du Directeur, vous êtes garant du bon fonctionnement du secrétariat et êtes en relation directe avec les prestataires de l'entreprise. Evoluant au cœur de l'activité opérationnelle, vous savez vous rendre disponible lorsque les priorités l'exigent, avez une bonne capacité d'adaptation ainsi qu'un sens de l'organisation permettant de gérer plusieurs sujets en parallèle. L'entreprise déploie actuellement un nouveau logiciel de gestion dédié au secteur du BTP (OPTIM BTP). Dans ce contexte, vous jouerez un rôle clé dans l'appropriation de cet outil et dans l'accompagnement des équipes. Une bonne aisance avec les outils informatiques est donc essentielle, tant pour participer activement au déploiement que pour faciliter la prise en main par les collaborateurs. 1. Relations internes & externes : Accueil et communication avec les partenaires, Transmission de documents et informations 2. Gestion administrative de l'entreprise : Tenue et mise à jour de documents 3. Gestion administrative des chantiers et des contrats de maintenance : Interface quotidienne avec les Chargés d'Affaires et les conducteurs de travaux, suivi des dossiers travaux (Acte d'engagement, Contrat de sous-traitance, DC4, avenants, comptes prorata), rédaction et mise en forme de documents (Courriers, contrat des sous-traitance, DC4), suivi des contrats de maintenances. 4. Facturation et suivi financier : Élaboration, saisie et suivis des situations de travaux (clients publics et privés), facturation, transmission et/ou dépôt sur les différentes plateformes, réception, contrôle et transmission des factures fournisseurs au service comptabilité, mise à jour des tableaux de suivis financiers. 5. Recouvrement et relances clients : Suivi des règlements, gestion des litiges administratifs (PV de réception, révision de prix, retenues de garantie.), mise à jour des états de recouvrement. 6. Appels d'offres - Marchés publics & privés : Analyse des pièces écrites et administratives (CCAP, RC.) , préparation et montage complet du dossier de candidature, préparation complète du dossier d'offre, en collaboration avec le service étude, gestion des plateformes de marchés publics, suivi des délais, conformité documentaire et envoi dans les temps impartis. Profil recherché : Bac +2 exigé (BTS, DUT GEA, domaine gestion, comptabilité, administration) Bac + 3 apprécié (Licence pro) Expérience exigée de 2 à 5 ans sur un poste similaire. Une expérience dans un environnement technique, opérationnel ou BTP sera un atout apprécié. Compétences techniques : Maîtrise parfaite du pack Office exigée, en particulier WORD et EXCEL ; Connaissance du logiciel OPTIM BTP appréciée ; Connaissances et bases de comptabilité souhaitées ; La connaissance du secteur du BTP serait un plus Compétences relationnelles et organisationnelles : Excellent rédactionnel ; Très bon relationnel, sens du service ; Rigueur, autonomie, organisation et gestion des priorités ; Capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle ; Curiosité et esprit de synthèse ; Sens aigu du travail bien fait