Lieu : EHPAD Les Perles Grises, Sainte-Marguerite, Le Moule - Guadeloupe Type de contrat : CDD remplacement congé maternité à Temps partiel Durée : Du 07 avril au 27 juillet 2026 Immersion : Du 16 au 27 mars 2026 Qui sommes-nous ? Les Perles Grises, c'est avant tout : - Un EHPAD à taille humaine de 41 résidents - 3 bâtiments au cœur d'un cadre calme et verdoyant, propice à un accompagnement de qualité - Une équipe engagée, motivée et investie dans la qualité de l'accompagnement Sous la responsabilité de la direction, vous participerez à la gestion administrative de l'établissement : - Accueil téléphonique et physique des parents, partenaires et des usagers - Visites des structures/unités de vie Des Perles Grises - Remise des brochures et informations relatives aux différentes unités de vie - Gestion des Admissions Des Perles Grises : - Réception des dossiers de demande d'admission papier et sur la plateforme de gestion Via trajectoire - Relance des pièces administratives justificatifs manquantes - Envoie des dossiers complets aux commissions de pré admission - Instruction des dossiers admissibles afin d'organiser les entrées sur les différentes unités de vie avec l'IDEC et la cuisine. - Rédaction des différents contrats de séjour et de location, ainsi que des règlements de fonctionnement - Gestion et suivi des dossiers administratifs en lien avec l'Assistante sociale (entrée et départ, reportings sur l'avancée des aides). - Gestion et Suivi des dossiers administratifs de la RPA en lien avec l'Agent d'entretien (entrée et départ, reportings état des lieux et liste des travaux) - Gestion et suivi des entrées et des sorties sur les logiciels de gestion, tenue des registres spécifiques - Réception des règlements en lien avec la secrétaire comptable - En lien avec l'animatrice, suivi des anniversaires et organisations sur le plan de la logistique (réception des demandes, transmission à l'animatrice et communication générale de l'information). - Gestion et suivi du registre de décès en fonction de la procédure (avec le directeur) - Gestion des dossiers admissions au sein du Parcours Prévention Santé - En lien avec la Coordinatrice du CRT et le personnel du Tiers-Lieu, compléter les plannings de réservation pour les usagers - Rédaction, envoi et suivi des courriers/mails d'inscription - Gestion et suivi des dossiers administratifs = entrée et sortie du dispositif - Enregistrement sur le logiciel de gestion dédié - Communication des éléments liés à la secrétaire comptable (plannings du mois, factures des prestataires) afin de faire le reportings au niveau de la CGSS. - Tâches administratives - Courriers et traitement du courrier arrivé et départ - Gestion des boites mails d'accueil, mise à jour des dossiers d'admissions EHPAD et CRT) - Travaux de rédactions de documents administratifs, - Organisation des déplacements professionnels sur la Guadeloupe et la Désirade = réservation des billets de bateau, des hôtels et de la restauration - Préparation pour les réunions et commissions (rédaction des convocations, rédactions des comptes rendu, gestion et organisation des salles en lien avec la cuisine et l'animatrice .) - Traitements des dossiers, enregistrement de la GED Administration et gestion des archives administratives - Réception des fournisseurs - Gestion et suivi des livraisons liées aux commandes de l'administration - En l'absence de la secrétaire comptable, gestion et suivi Profil recherché - Expérience ou formation en secrétariat/administration souhaitée - Très bonne expérience/connaissance du secteur médicosocial - Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook.) - Organisation, rigueur et sens du relationnel - Dynamique, autonome et disponible Conditions du poste - Convention Collective Nationale 51 (CCN 51) - Coefficient 392 - Poste de jour, avec amplitude de travail en 4h (08h-12h) Rejoignez-nous !