Le/La secrétaire accueille, informe et oriente les résidents, les familles et les visiteurs, physiquement et au téléphone. Il/Elle participe à la gestion administrative de la résidence. Il/Elle exerce sa mission dans le parfait respect des Chartes emeis, de l'intimité et de la dignité du résident, veille à son confort et à sa sécurité, observe la confidentialité des informations qu'il/elle détient à son égard, agit conformément aux procédures applicables. Gestion des appels téléphoniques * Réceptionner et orienter efficacement les appels téléphoniques internes et externes * Prendre les messages et les transmettre dans les temps aux destinataires * Évaluer l'urgence d'un appel et alerter l'interlocuteur adapté à la situation * Commander des ambulances et taxis pour les résidents ou autres visiteurs * Attribuer une ligne directe à chaque résident selon les consignes et suivre la taxation téléphonique. Tenir à jour la liste téléphonique des résidents présents * Mettre à jour le répertoire interne et l'annuaire d'urgence * Transmettre le standard en fin de poste Accueil physique * Accueillir avec respect et discrétion et orienter les résidents, les familles et les autres visiteurs selon les bonnes pratiques * Informer le résident et sa famille, notamment sur les modalités d'hébergement. Présenter les prestations fournies. Répondre à leurs questions dans les limites de sa fonction * Remettre le livret d'accueil au résident * Remplir les fiches contacts et/ou enregistrer les demandes de réservation * Aider les familles et résidents dans la constitution des dossiers APA, APL. * S'assurer de la bonne tenue du hall et de la banque d'accueil. Porter une tenue vestimentaire adaptée à la fonction Gestion des dossiers administratifs des résidents * Ouvrir et tenir à jour les dossiers administratifs des résidents * Préparer et suivre la facturation des séjours des résidents * Préparer, contrôler et distribuer les factures des prestations à la charge du résident : revues, coiffeur, esthéticienne, pédicure, repas accompagnants, . Assurer les encaissements et les remises bancaires * Suivre les impayés et les contentieux * Tenir le journal de caisse * Préparer les dossiers et documents nécessaires aux entrées et aux sorties des résidents * Tenir le registre des entrées et des sorties des résidents Activités administratives * Veiller à l'affichage des programmes d'animation et des menus * Assurer la gestion de la « boutique » * Assurer le suivi des commandes de repas du personnel * Préparer les commandes de matériels de bureau et gérer les stocks * Enregistrer les factures fournisseurs, les contrôler, les faire signer par la direction et les envoyer au service Fac To Scan une fois par semaine * Assurer la réception, le tri, la distribution et les envois des courriers et colis (La Poste, livreurs, fournisseurs...) pour la résidence comme pour les résidents * Classer les copies des courriers. Ranger les archives * Saisir quotidiennement dans l'outil informatique les statistiques * Participer à la gestion et au traitement statistique des questionnaires de satisfaction remplis par les résidents et autres indicateurs * Réceptionner et transmettre les messages d'alarmes et de pannes * Veiller à la mise à disposition des registres (maintenance, sécurité.) * Réaliser divers travaux de secrétariat Gestion administrative du personnel * Accueillir et participer à l'intégration des nouveaux collaborateurs * Inscrire les salariés sur le registre unique du personnel (RUP informatisé) * Effectuer les déclarations uniques d'embauche * Tenir à jour le dossier du salarié * Tenir à jour le « classeur visite et contrôle » * Organiser et suivre les visites médicales des salariés * Participer au suivi des absences dans les limites de ses compétences