Véritable pilier de l'organisation administrative et de la vie de l'entreprise, le (la) secrétaire de direction intervient sur un large périmètre mêlant accueil, gestion administrative, moyens généraux et support RH. À ce poste transversal, vous contribuez activement au bon fonctionnement quotidien de la société et à la qualité de l'environnement de travail. Accueil et gestion administrative : - Assurer l'accueil physique et téléphonique de la société, gérer les appels et orienter les interlocuteurs internes et externes. - Préparer et organiser l'accueil des visiteurs et veiller à la tenue et à la qualité des locaux. - Réaliser les tâches administratives générales et assurer un appui aux fonctions supports. - Rédiger, mettre en forme et gérer les documents administratifs et techniques (courriers, mémos, reporting, documents selon la charte graphique). - Gérer et organiser l'archivage de la documentation administrative et technique (NDA, STC, DOA, commandes, etc.). - Assurer la gestion des commandes clients de documents d'archives de certification (établissement des devis, recherche des documents, envoi). Moyens généraux, vie de l'entreprise et support RH : - Piloter les contrats de prestations de services généraux, établir les devis et suivre les interventions des prestataires externes. - Organiser et optimiser les déplacements professionnels des collaborateurs (transports, hébergements, locations de véhicules, avances). - Gérer les véhicules de société, les notes de frais et les commandes de fournitures et prestations diverses. - Suivre les obligations liées à la gestion des risques professionnels (mise à jour du document unique, suivi des formations SST). - Assurer le suivi de l'entretien et de la conformité du bâtiment (prestataires, contrôles réglementaires, sécurité). - Participer à la gestion du budget « vie en entreprise », à l'organisation des espaces de travail et à la mise en œuvre d'actions d'amélioration. - Organiser des événements internes contribuant à la cohésion et au bien-être des équipes. - Assurer un support RH : gestion et suivi des congés et absences, mise à jour des plannings, suivi administratif des entrées et sorties, bilans mensuels d'heures, suivi des visites médicales et des formations. - Gérer les demandes de sous-traitance technique : suivi administratif, organisation des entretiens et coordination avec les prestataires. Gestion logistique : - Assurer la coordination des flux logistiques entre les fournisseurs et l'entrepôt sous-traité. - Suivre les livraisons, la traçabilité et la documentation associée. - Gérer l'interface administrative avec le prestataire logistique externe. - Assurer le suivi des stocks de kits avant expédition. PROFIL : Compétences : - Excellente aisance relationnelle et sens de l'accueil. - Anglais courant (lu, écrit et parlé). - Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint - suite Office). - Capacité à organiser, prioriser et gérer plusieurs sujets simultanément. - Rigueur, fiabilité et respect de la confidentialité. Qualités personnelles : - Autonomie, polyvalence et capacité à gérer les urgences. - Sens de l'organisation, méthode et créativité. - Esprit d'initiative et force de proposition. - Capacité d'adaptation et goût pour le travail en équipe. - Sens du service et posture professionnelle.