Dans le cadre d'un remplacement, nous sommes à la recherche d'un(e) responsable administratif(ive) ayant des compétences pluridisciplinaires et des expériences probantes pour organiser, gérer et coordonner l'administration courante de l'entreprise dans sa globalité sous la supervision du gérant. Vos missions seront les suivantes : - Secrétariat général : - accueil téléphonique et physique des divers intervenants, - achats de fournitures de bureau, - gestion du courrier, mails, etc. - Administration générale et conformité des documents : - assurer la conformité statutaire : organiser les assemblées générales, rédiger le compte- rendu, déposer les comptes annuels, compléter le rapport de suivi coopératif, - suivre les contractualisations : assurances, téléphonie et internet, contrôles annuels des installations (extincteurs, chariot élévateur). - Gestion administrative des salariés : - établissements des contrats de travail en lien avec le cabinet comptable, - envoi des informations de salaire au cabinet comptable pour l'édition des bulletins, - saisie des congés payés, - affiliation à la mutuelle. - Comptabilité générale et plan de trésorerie : - édition et envoi de factures clients, - rapprochements bancaires, - rapprochement des bons de livraisons et factures fournisseurs, - transmission des documents comptables mensuellement au cabinet, - suivi de trésorerie et établissement d'un plan prévisionnel. - Mise en place d'outils de pilotage et de gestion financière : - création et suivi des indicateurs de gestion, - comptabilité analytique par activité / par chantier, - production d'un reporting mensuel synthétique pour la gérance (gérant + associés), - clôture des comptes en lien avec le cabinet comptable, - rendre les données financières accessibles aux non-financiers. - Préparation et suivi d'exécution des chantiers en lien direct avec le bureau d'études : - préparer les déclarations et autorisations nécessaires à la mise en œuvre du chantier, - rédiger les contrats de sous-traitance, - réserver lorsque nécessaire les matériels et le logement, - établir un rétroplanning, - suivre l'avancement du chantier (heures réalisées, matières premières), - Assurer une veille réglementaire, juridique et sociale liée au BTP - Communication : - coordonner la communication LinkedIn et la mise à jour du site web avec notre prestataire, - publier sur les réseaux sociaux nos réalisations (facebook et instagram), - contractualiser certaines actions de communication selon les décisions prises par la gérance, - créer lorsque nécessaire quelques visuels sur Canva (ou autre logiciel), - Prévention : - tenir à jour l'affichage obligatoire et les différents registres (DUER, accidents du travail, etc.), - veille sur les subventions possibles via la CARSAT notamment. Une des missions prioritaires dès la prise de poste sera la migration vers un ERP : importation de données, création de process, affinage des paramètres. pour se conformer à la facturation électronique, simplifier la production des indicateurs de suivi de gestion mensuels et automatiser l'envoi des factures au cabinet comptable. A terme, la personne accompagnera l'entreprise vers l'amélioration de la politique de ressources humaines : accueil des salariés, valorisation des entretiens professionnels, plan de développement des compétences. Les missions peuvent évoluer selon les besoins de la SCOP ou le profil de la personne recrutée.