MISSION 1 Gestion administrative des formations des personnels enseignants : - créer les sessions de formation - convoquer les stagiaires et les formateurs dans les délais requis - préparer les documents nécessaires (feuille d'émargement, fiche de rétribution...) et gérer leur retour dans des délais acceptables - gérer les absences et présences - secrétariat (lettres de relance, accueil téléphonique) MISSION 2 Gestion financière des stages des personnels du second degré : - saisie du budget dans GAIA - saisie des vacations pour les intervenants - remboursement des frais de déplacements des stagiaires et formateurs, dans les meilleurs délais - mettre à jour le suivi gestionnaire MISSION 3 Participation aux réunions de traitement de l'offre à toutes les étapes. Travail en étroite collaboration avec les CIF de chaque thématique : - mise à jour des dispositifs dans l'application GAIA si changement - gestion des présents - Actualisation des dispositifs en fin d'année Conditions particulières d'exercice : TECHNICITÉ - Maîtriser les applications de gestion administrative et financière : GAIA, SOFIA-FMO, EPP, les logiciels de secrétariat et le courrier électronique RISQUES DU POSTE - Utilisation de plusieurs imputations budgétaires : vigilance accrue (BOP 140-141 et 214) - Relation directe avec les usagers, accueil bienveillant et capacité d'écoute indispensables DIFFICULTÉS ET CONTRAINTES DU POSTE - Vérifier suffisamment tôt les informations recueillies pour convoquer les stagiaires dans les délais, savoir anticiper - Être capable de réactivité en période de forte charge - S'assurer du retour des ordres de mission, des listes d'émargement et états de frais pour effectuer le remboursement - Dysfonctionnements informatiques ou réseaux lors des formations à distance Profil recherché : Les savoirs : - connaissance du système éducatif notamment l'organisation des services académiques et des EPLE - connaissance du Programme Académique de Formation - connaissance de la réglementation dans le domaine concerné Les « savoir-faire » - maîtriser le logiciel de gestion : GAIA - savoir planifier son travail - maîtriser les techniques de secrétariat - maîtriser les modalités techniques liées à la formation à distance (VIA, M@gistère) Les comportements professionnels : - sens de la communication et du relationnel - esprit d'équipe - rigueur et méthode