HORAIRES (45mn de pause déjeuner) 7h36/jour avec 3 amplitudes horaires : 8h00 - 16h21, 8h30 - 16h51 et 9h09 - 17h30 - 1 poste accueil physique (poste 7E : 8h/16h21) - 1 poste accueil téléphonique (poste 8f : 8h30/16h51) - 1 poste aide accueil/anesthésie (poste 40 : 09h09/17h30) - 1 poste hospitalisation (poste 8j : 8h30/16h51) - 1 poste frappe, si effectif au complet à 5 secrétaires (poste 7F : 8h/16h21) Planning établi en début d'année avec rotation sur les différents postes toutes les semaines. MISSIONS PRINCIPALES - Accueil téléphonique et physique - Gestion du dossier médical : courriers, classement. - Saisie des actes médicaux. - Mise à jour et transmission du tableau des présences et gardes médicales aux services concernés (Maternité, urgences, cadre, planning familial et notre secrétariat) - Retranscription de la programmation des blocs opératoires. COMPETENCES REQUISES - Utilisation les outils bureautiques : poste informatique, téléphone, fax, photocopieur, scanner lecteur de cassette, dictée numérique - Utilisation des différents logiciels : Dx Care, Dx Planning, Word, Excel, Matermip, Outlook, intranet, - Travail en équipe, - Filtrer et orienter les appels téléphoniques internes et externes, - Renseigner ses interlocuteurs, - Traitement des situations conflictuelles, - Hiérarchisation des activités du secrétariat à réaliser, - Maitrise du vocabulaire médical, des règles de grammaire et d'orthographe QUALITES PROFESSIONNELLES - Sens de l'accueil et de la communication, - Discrétion - Calme, patience, maitrise du stress, - Sens du travail en équipe et positionnement professionnel à l'égard de la communauté médicale, - Rapidité d'exécution, - Sens de l'organisation, - Sens des priorités, - Capacité à analyser sa pratique professionnelle, POSITIONNEMENT HIERARCHIQUE Liens fonctionnels : - Médecins, - Cadres, - IDE de programmation, - Psychologue, - Sages-femmes, - Aides-soignantes, - Auxiliaires de puériculture - Assistantes sociales, - Secrétariats des autres services. Liens hiérarchiques : - Référente des secrétariats médicaux - Cadre de santé du service - Cadre de santé supérieur du pôle - Chef de pôle - DRH.