Le(la) Coordinateur(trice) Administratif(ve) et Opérationnel(le), rattaché à notre équipe Middle-Office, joue un rôle de support et veille à la bonne exécution de certaines tâches administratives et logistiques, en assure le suivi et facilite la communication entre les différentes parties prenantes pour garantir une coordination efficace des activités. Missions principales - Gestion administrative de la sous-traitance de nos missions en collaboration avec notre ressource manager - Rédaction et suivi des bons de commande. - Gestion des accords-cadres et mise à jour des documents contractuels avec nos sous-traitants. - Suivi des facturations et relances si nécessaire. - Administration des profils MyStaff (outil interne de gestion des profils) des sous-traitants. Office Management de nos locaux - Gestion des fournitures et équipements de bureau. - Organisation des déplacements et événements internes (dont logistique et réservations). - Suivi des contrats de maintenance et de prestations diverses. - Interface avec les prestataires externes. - Gestion des appels entrants et redirection vers les ressources internes compétentes. - Gestion et distribution du courrier. Gestion des Appels d'Offres (AO) - Suivi des appels d'offres et des échéances. - Constitution des dossiers de réponse en collaboration avec les équipes concernées. - Vérification et mise en conformité des documents administratifs. - Dépôts des appels d'offres sur les plateformes concernées. Communication et réseaux sociaux en collaboration avec notre responsable marketing - Contribution à la rédaction et publication de posts LinkedIn. - Contribution au suivi des interactions et analyse des performances des publications. Gestion des flottes en collaboration avec notre prestataire informatique - Administration et suivi des flottes d'ordinateurs et de téléphonie mobile. - Gestion des contrats et suivi des consommations. - Interface avec les fournisseurs et prestataires. Compétences requises Savoir-faire : - Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, etc.). - Connaissance des processus administratifs. - Compétences en gestion et suivi des contrats. - Capacité à gérer plusieurs tâches en parallèle et à respecter les délais. Savoir-être : - Organisation et rigueur. - Esprit d'initiative et autonomie. - Réactivité. - Excellentes qualités relationnelles. - Compétences rédactionnelles. - Sens de la confidentialité et de la discrétion. Profil recherché - Formation en gestion administrative, assistanat de direction ou équivalent. - Expérience souhaitée dans un poste administratif similaire. - Bonne maîtrise des outils de gestion et des plateformes numériques associées.