L'Atelier d'architecture ARKEDIF, recherche un(e) Assistant (e) administratif (ve) pour un poste à pourvoir en CDI, à temps complet (37 h/hebdo), à partir de septembre 2026. Missions principales : Gestion administrative et organisation de l'agence - Assurer l'accueil et l'interface entre l'agence et ses interlocuteurs / accueil physique et téléphonique (gestion du standard) - Travaux de secrétariat courant, rédaction de courriers et courriels, gestion des emails - Assurer la diffusion des informations aux parties prenantes des projets (internes et externes) à l'aide des canaux de communication dédiés - Gestion du courrier, classement et archivage (papier et numérique) - Aide à l'organisation des agendas, réunions, prises de rendez-vous commerciaux - Participer à la cohésion interne de l'agence et à la diffusion d'informations sociales - Gestion du temps de travail du personnel : congés / RTT, absences. - Suivi administratif courant de l'agence / réalisation de diverses tâches administratives - Suivi pour renouvellement / résiliation des différents contrats prestataires selon décision de sa supérieure hiérarchique - Gestion des commandes et livraisons diverses / approvisionnement / gestion des consommables - Réception et envoi de courriers / colis (machine à affranchir le courrier) - Interactions avec la direction et le personnel de l'agence ainsi qu'avec les acteurs externes (prestataires, entreprises, administrations.) Suivi administratif des projets - Création, gestion et mise à jour des dossiers de projets - Rédaction et mise en forme de documents administratifs - Suivi des pièces contractuelles et réglementaires Marchés publics - Candidatures & suivi - Réaliser une veille des appels d'offres / transmission des propositions à la direction de l'agence - Aide à la préparation des dossiers de candidatures aux marchés publics (constitution & mise à jour pièces administratives...) - Collecter et assurer le montage et la complétude des dossiers de candidatures et d'offres - Préparation des dossiers de réponse (volet administratif) - Gestion des plateformes de dématérialisation - Mise en forme et vérification de la conformité des dossiers avant dépôt - Suivi administratif à chaque phase des consultations (lancement, question/réponse, notification, attribution) Marchés publics notifiés & Chorus Pro - Suivi administratif des marchés publics attribués : * Actes d'Engagement, OS, avenants, pièces contractuelles - Gestion de la facturation MOE sur Chorus Pro : * dépôt / validation et suivi des factures / gestion des rejets et corrections / suivi délais de paiements Gestion financière & facturation - Émission et suivi des factures clients (privés et publics) - Suivi des honoraires par projet / relances clients - Préparation des éléments comptables nécessaires au cabinet d'expertise comptable externe à l'agence Profil recherché Compétences - Formation en assistanat administratif, technique, gestion ou équivalent : Bac + 2 / Bac + 3 : BTS Secrétariat / BTS SAM / Gestion des Entreprises et des Administrations (GEA)... - Expérience exigée de 3 ans et significative en secrétariat / assistanat administratif et technique (agence d'architecture / MOEX ou maîtrise d'ouvrage / bureaux d'études ou d'ingénierie / entreprise générale de bâtiment TCE) - Expérience exigée en procédures marchés publics / appel d'offres/candidatures/ maîtrise plateforme Chorus Pro - Maîtrise outils bureautiques (Pack Office : Word, Excel, PDF, Outlook...) - Excellent niveau en français à l'écrit et à l'oral, capacité rédactionnelle, aisance relationnelle et goût du travail en équipe Qualités personnelles : - Organisation, méthode, rigueur, réactivité, capacité d'adaptation, discrétion, sens de la confidentialité, autonomie et fiabilité, esprit d'équipe, aisance rédactionnelle, orthographe irréprochable, très bon niveau de syntaxe.