PRIS DE POSTE en SEPTEMBRE Missions En lien avec les objectifs du plan annuel de développement du GRETA-CFA HRA et des exigences du système qualité EDUFORM: - Assurer le secrétariat, l'accueil sur le site et contribuer au bon déroulement des activités de la structure et/ou du service - Communiquer efficacement avec les différents partenaires et acteurs de la structure - Préparer, réaliser les tâches de la prestation de gestion administrative du pôle d'intervention Principales activités Accueil - information - Assurer l'accueil physique, téléphonique et l'orientation des interlocuteurs/clients internes et externes, et/ou la transmission écrite ou orale des messages - Renseigner sur l'offre de prestation et les conditions d'accès - Gérer l'édition des feuilles d'émargement, les retards, absences et départs anticipés des bénéficiaires - Gérer la réception, la diffusion et le traitement des courriers, courriels et en assurer la traçabilité - Assurer la gestion et le suivi des candidatures entrantes : reporting tableau, convocation infocoll, etc - Tenir à jour l'information et la documentation en conformité avec les exigences du système qualité EDUFORM Gestion organisationnelle - Gérer les agendas, les activités, contrôler les échéances et alerter en cas d'écart - Apporter un appui à la coordination pédagogique - Accueillir les stagiaires en centre de ressources, les installer, veiller au bon fonctionnement des postes informatiques, assurer la surveillance, la gestion des badges - Assurer la logistique des réunions, séminaires, évènementiels. - Participer aux actions de la structure/ du service (évènementiels, rencontres parents-formateurs, diffusions d'information interne.) Principales activités Gestion administrative - Saisir et mettre à jour des bases de données et tableaux de bord liés à la gestion administrative et pédagogique - Saisir, mettre en forme, valoriser des documents divers (courriers, rapports, présentations,.), les reproduire et les diffuser - Etablir les convocations aux réunions, examens, jury. - Gérer des dossiers spécifiques en lien avec l'activité de la structure ou du service (demandes de permis de conduire apprentis, remise des diplômes.) - Mettre à jour le fichier clients, participer à l'action commerciale - Assurer le suivi des enquêtes de satisfaction des stagiaires, apprentis sur le pôle d'intervention, le suivi employabilité à 6 mois Connaissances - La réglementation de base de la formation professionnelle et les différentes sources de financement des formations - L'organisation du GRETA CFA HRA et du réseau de la formation professionnelle et continue de l'Education Nationale dans l'académie de Lyon - L'organisation du système éducatif - La démarche qualité du GRETA CFA HRA et les exigences de la norme Eduform/Qualiopi Compétences et aptitudes requises Compétences opérationnelles : - Maîtriser des logiciels bureautiques et de gestion (logiciels des financeurs, outils numériques, pack office.) - Utiliser les outils mis à la disposition (My click, pronote, Access, Excel.) - Rendre compte à sa hiérarchie - Soigner la qualité de l'expression écrite et orale - Mise en œuvre des méthodes de classement et d'archivage - Développer la polyvalence Compétences comportementales : - Sens de l'organisation, rigueur, fiabilité - Qualité d'écoute et de compréhension de la demande - Réactivité, esprit d'équipe - Capacité d'adaptation - Capacité à travailler dans l'urgence - Sens de l'accueil et bonnes qualités relationnelles - Sens du service au client