L'EHPAD Sainte Anne recrute un adjoint administratif affecté(e) à la gestion de la formation continue dans le cadre d'une direction commune avec l'EPSMS du Saulnois à temps plein. Sous l'autorité de la direction, l'agent participe à la mise en œuvre de la politique de formation des établissements de la direction commune et assure des missions administratives complémentaires. Missions principales : Assurer la mise en œuvre du plan de formation - Création des dossiers formations (saisie du dossier, saisie des coûts, création de la demande de prise en charge, suivi de la formation, correspondance) - Engagement financier sur le logiciel après signature convention Traiter les aspects administratifs et financiers via le logiciel Gesform - Recensement des inscriptions - Émission des ordres de missions, des feuilles d'émargement - Traitement des conventions, factures, titre de recettes, relances - Solder les dossiers autant administrativement que financièrement Gérer les aspects logistiques - Réservation des salles et matériels, préparation des ouvertures des salles de formation - Accueil, accompagnement des formateurs et recueil des besoins ou retours relatifs aux formations Instruire les demandes de formation individuelles : congé de formation professionnel, études promotionnelles, bilan de compétences, validation des acquis de l'expérience, Compte personnel de formation - Recueil et recensement à l'aide des tableaux de bord - Traitement et mise en œuvre des demandes - Suivi et clôture Suivi des budgets formation et des engagements financiers : - Mise à jour et réajustement des engagements financiers - Traitement des demandes o D'avances de frais o De remboursement de frais de déplacement des agents, d'inscription o Des titres de recette et factures o Des traitements Renseigner les documents et suivre l'activité : - Mise à jour des tableaux de bord, - Réalisation de tableaux de bords ponctuels, - Préparation de documents de travail divers (extractions pour des projets, pour les Commissions formation .) - Relevé des données en vue de statistiques, - Communication de données statistiques en vue du bilan social et du rapport d'activité Missions complémentaires : Selon les besoins du service, l'agent pourra également être amené(e) à : - Participer à la gestion administrative des ressources humaines - Suivi des stagiaires en lien avec les cadres des services - Suivi des conventions avec les prestataires extérieures - Mise en œuvre du CPF des travailleurs handicapés - Gestion de l'aide au poste des travailleurs handicapés - Gestion des maladies et accidents du travail des travailleurs handicapés - Assurer la mise à jour du DUERP et plan bleu - Recevoir, informer, conseiller les professionnels de l'établissement - Rédaction de courriers internes et externes Profil recherché - Connaissance du fonctionnement de la fonction publique hospitalière appréciée ; - Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) ; - Capacités d'organisation, de rigueur et de discrétion professionnelle ; - Qualités relationnelles et aptitude au travail en équipe ; - Sens du service public et autonomie. Conditions de recrutement - Corps : Adjoint administratif hospitalier ; - Recrutement par mutation, détachement ou contrat selon profil ; Avantages : Accès au self avec tarifs préférentiels Accès à une salle de sport Comité de Gestion des œuvres sociales (CGOS) : prestations sociales (naissance, garde d'enfant, études éducation .), prestations loisirs, vacances, chèques vacances, chèques culture, billetterie . Pour postuler, veuillez adresser un CV et une lettre de motivation par courrier à l'adresse : EHPAD Sainte Anne Lieu-dit Sainte-Anne 57670 ALBESTROFF ou par mail sonia.poncin@ehpad-albestroff.fr