Assister les directeurs dans la gestion administrative des entités : - Accueillir, informer et orienter les visiteurs, en anglais si nécessaire : enseignants-chercheurs, doctorants, partenaires ; - Concevoir et diffuser, en accord avec la direction, l'information portant sur l'actualité de la recherche et des laboratoires ; - Organiser techniquement et administrativement l'accueil des chercheurs, doctorants, stagiaires étrangers, y compris en anglais (un niveau C1 en anglais serait apprécié) ; - Recevoir et gérer les informations orales et écrites (courrier, messagerie) destinées aux responsables et aux membres de la structure (en anglais si nécessaire) ; - Suivre les publications des laboratoires et en assurer la promotion, la diffusion et la vente ; - Assurer le relais auprès des maisons d'éditions ; - Assurer la mise à jour des sites internet dédiés ; - Préparer les dossiers administratifs des entités ; - Mettre en œuvre des procédures pour traiter des informations d'ordre scientifique et administratif ; - Organiser, en fonction des échéances, les élections internes aux laboratoires (désignation des membres du bureau, de la direction, des représentants des doctorants) ; - Organiser et alimenter des bases de données ; - gérer le planning d'utilisation des salles de réunion ; - Assister la direction dans la préparation des dossiers scientifiques, du contrat quinquennal (tableau de bord, rapports, synthèses, bilans) ; - Vérifier les informations en lien avec la vie de l'unité et contribuer à la relecture des rapports (HCERES, CIOM .) ; - Mettre en forme les projets de fiche de poste en vue de l'accueil de stagiaires au sein des laboratoires. Préparation de la gestion financière : - Gérer les missions sous Notilus (avec réservation des transports et hébergements) dans le respect des marchés publics ; - Assurer le lien entre les membres de l'unité de recherche et la gestionnaire financière du Pôle APRI ; - Assure le lien avec les fournisseurs (suivi des BDC et des livraisons), le service facturier et la DAF ; - Préparer les demandes d'engagement ; - Aider à la préparation des demandes de subventions, de crédits ; - Contribuer à la conception et au suivi du budget annuel des laboratoires, en lien avec les directions des laboratoires et du Pôle APRI ; - Aider à préparer le budget prévisionnel des manifestations en lien avec les enseignants-chercheurs. Être en appui logistique : - Organiser les conseils des laboratoires ; - Organiser les visites des comités d'expertise du HCERES. - Participer à l'organisation des manifestations scientifiques (salons, colloques, conférences, réunions de travail, ect.) : - Assurer la promotion de ces manifestations en lien avec les chargés de communication de l'UFR et de l'université ; - Coorganiser la logistique en lien avec les enseignants-chercheurs en amont et sur place pendant les manifestations ; - Organiser le séjour et les déplacements des intervenants ; - Enregistrer les inscriptions ; - Encadrer les activités des doctorants et des étudiants de Master qui participent à l'organisation matérielle des manifestations ; - Accompagner la formation doctorale, en lien avec l'école doctorale : - Organiser les soutenances de thèse : le transport, l'hébergement, la restauration, la réservation de salle et communications, etc ; - Organiser les séminaires de recherche - Soutien aux enseignements-chercheurs : - S'impliquer dans l'organisation des manifestations scientifiques qu'ils initient ; - Organiser sur le plan matériel les soutenances d'HDR