Secrétariat commercial Gérer les relations téléphoniques avec les clients. Orienter toute demande de la part des prospects ou des clients vers les personnes compétentes. Frapper les courriers, fax, mail en provenance du service commercial, puis assurer la bonne diffusion des documents. Répondre aux demandes de documentation. Gérer l'envoi des échantillons. Gérer la production des devis. Rédiger les devis standard sur demande des clients ou des commerciaux, en appliquant les éléments des tarifs et les conditions définies par la direction générale. Assurer le suivi des devis (relances clients). Assurer la consultation, la mise à jour, le classement, la sauvegarde, l'archivage des dossiers, des fichiers prospects et clients et plus généralement de tous documents commerciaux. Gérer le planning de toute personne du service commercial lui demandant d'assurer cette mission. Suivi des commerciaux Gérer, éventuellement à l'aide d'un système informatique, le suivi des commerciaux - Saisie des fiches clients et prospects, - Contrôle des rapports de visites, - Edition de l'agenda des commerciaux, de leur programme de visite et des fiches-contacts, - Edition des programmes de relance clients. Assurer la gestion du tableau de bord de l'activité des commerciaux Assurer le suivi des objectifs des commerciaux. Assurer la gestion de tous les fichiers prospects définis par la direction commercial et marketing. Participer à l'organisation des réunions commerciales sur demande de la direction commercial et marketing et en assurer le secrétariat (compte rendu, gestion des actions envisagées). Assurer le suivi des frais de déplacement des commerciaux et contrôler les factures établies par les agences de voyages, ou autres services auxquels ont fait appel les commerciaux. Gestion commerciale Assurer la gestion du tableau de bord commercial. Editer des statistiques commerciales, de manière systématique ou sur demande selon la procédure. Assurer la circulation de l'information à caractère commercial : instructions de ventes, objectifs fixés, transmission des tarifs, mise en avant des produits nouveaux, . Être responsable de l'exécution des opérations de marketing direct (mailing, animation de ventes, .). En assurer la mesure des performances et tenir à jour les tableaux de bord de rendement. Collaborer avec la fonction commerciale pour l'organisation des participations aux manifestations commerciales. Assurer la mise à jour annuelle des tarifs, sur instruction de la direction commercial et marketing. - Word et Excel (très bonne maitrise)