Finalité du poste Le ou la secrétaire d'accueil assure une mission centrale d'accueil, d'information, d'orientation du public et de soutien administratif au fonctionnement quotidien du centre socioculturel. Il ou elle contribue directement à la qualité de l'accueil des habitants, à la fluidité des inscriptions et de la facturation, à la bonne circulation des informations et à l'image du centre auprès des familles, adhérents, partenaires et bénévoles. Missions principales 1. Accueil, information et orientation du public - Assurer l'accueil physique et téléphonique des habitants, familles, adhérents, partenaires, bénévoles et intervenants. - Informer le public sur les activités, horaires, modalités d'inscription, tarifs, événements et services proposés par le centre. - Orienter les demandes vers les salariés, bénévoles, partenaires ou services compétents. - Veiller à une posture d'accueil bienveillante, disponible et professionnelle, dans le respect de la confidentialité. 2. Gestion administrative des inscriptions - Gérer les inscriptions aux activités, accueils de loisirs, sorties, animations, ateliers et événements du centre. - Constituer, vérifier et mettre à jour les dossiers administratifs des familles et adhérents. - Collecter les pièces nécessaires : fiches d'inscription, attestations, justificatifs, autorisations, règlements intérieurs, documents sanitaires le cas échéant. - Saisir et actualiser les informations dans les logiciels et tableaux de suivi utilisés par la structure. 3. Facturation, encaissements et gestion de caisse - Établir ou préparer les factures liées aux activités, services, accueils, sorties ou adhésions. - Assurer les encaissements selon les moyens de paiement autorisés par la structure. - Tenir la caisse avec rigueur : suivi des entrées, justificatifs, remises, rapprochements et transmission des éléments nécessaires. - Participer au suivi des règlements, relances simples et situations particulières en lien avec la direction. 4. Appui administratif et notions de comptabilité - Classer, archiver et transmettre les pièces administratives et comptables. - Préparer les éléments utiles au suivi comptable : factures, reçus, bordereaux, justificatifs, remises de chèques ou espèces. - Participer au rapprochement entre facturation, paiements et caisse. - Alerter la direction en cas d'écart, d'impayé, d'anomalie ou de difficulté de suivi. 5. Communication et site internet - Participer à la diffusion des informations auprès des familles, habitants, adhérents et partenaires. - Mettre à jour les supports de communication : affichage, flyers, programmes, courriers, mails, documents d'information. - Contribuer à l'actualisation du site internet : actualités, horaires, informations pratiques, événements, documents à télécharger. - Participer, selon l'organisation interne, à la diffusion de contenus sur les réseaux sociaux ou outils numériques du centre. 6. Participation à la vie du centre - Participer à l'organisation pratique des événements, temps forts, réunions, assemblées générales, animations de quartier ou actions partenariales. - Contribuer à l'accueil du public lors des manifestations et à la bonne circulation des informations pendant les événements. - Travailler en lien avec les salariés, bénévoles, intervenants et partenaires pour faciliter le bon déroulement des actions. Attendus du poste - Garantir un accueil de qualité, chaleureux, clair et professionnel. - Assurer une information fiable et actualisée auprès du public. - Tenir les dossiers d'inscription, la facturation et la caisse avec rigueur. - Respecter strictement la confidentialité des informations personnelles et familiales. - Savoir gérer les périodes d'affluence et les demandes simultanées. - Être capable de travailler en équipe et de transmettre les informations utiles aux bons interlocuteurs. - Contribuer à une image positive, accessible et organisée du centre socioculturel.