Vous êtes en charge des missions suivantes : Accueil de la clientèle / des fournisseurs / tenue du standard téléphonique, Facturation / encaissement, Gestion et suivi de dossiers spécifiques à un secteur d'activité : vente de véhicules / après-vente / marketing., Application des procédures qualité en vigueur dans l'entreprise. Réalisation d'activités de secrétariat : o Tenue de planning / prise de rendez-vous, o Frappe de documents / de courriers / enregistrement de données, o Classement / archivage, Extensions possibles dans la qualification : o Enregistrement et traitement d'opérations comptables, o Vente de prestations, produits et accessoires, o Gestion de plusieurs ou de l'ensemble des dossiers spécifiques aux secteurs d'activité de l'entreprise. Tâches principales : Traitement des nouveaux dossiers VN client : o Contremarquer les nouvelles commandes au nom du client. o Saisir les acomptes en comptabilité. o Envoyer la lettre de confirmation de commande accompagnée de l'original du bon de commande et de la notice concernant les papiers à apporter le jour de la livraison. o Commander les voitures sur le logiciel o Tenir à jour le stock VN et la liste de stock vendeurs. o Remplir et disposer les étiquettes du planning. o Mise à jour du planning : suivi de l'avancement des véhicules. o Demande d'expédition des véhicules pour la livraison au client en fonction de la date prévue sur le bon de commande. o Classer les factures d'achat Volkswagen dans les dossiers VN. o Vérifier les dossiers de crédits avant envoi par télécopie aux maisons de financement, après la livraison, pour le règlement. o Enregistrer les déclarations de livraison VN. o Saisir les demandes d'extension de garantie. A réception des cartes de garantie, envoi aux clients. o A la fin de chaque mois, vérifier que les dossiers clients livrés contiennent les éléments nécessaires aux paies vendeurs. o Vérifier que les dossiers VN livrés et payés aux vendeurs sont complets, puis les classer par années et par ordre alphabétique. o S'occuper de la gestion de la clientèle (suivre la procédure mise en place). Traitement des dossiers VO clients : o Vérification des documents nécessaires : carte grise, feuille de reprise, non-gage. o Faire la déclaration d'achat par le SIV. o Remplir et disposer les étiquettes au planning. o Enregistrer les véhicules dans le logiciel. o Facturer les véhicules d'occasion livrés. Les enregistrer sur le Livre de Police. Saisie des garanties par internet o A la fin de chaque mois, sortir les dossiers pour les paies vendeurs en vérifiant s'ils sont complets. o Après les paies, s'assurer que les dossiers sont complets et les classer par ordre alphabétique. Suivre les comptes : o Prévoir et échelonner les dépenses VN. o Vérifier chaque jour les échéances. Gestion des VD/VDR : o Tenue des classeurs VD et VDR o Gestion des refinancements VD et VDR chez Volkswagen Finance et rachat dès qu'ils sont vendus. o Vérifier et informer le SAV des échéances pour les contrôles techniques. Autres tâches : o Recherche des véhicules disponibles dans les autres concessions pour les conseillers commerciaux. o Déclaration des véhicules livrés : clients, VD et VDR. o Etablir la demande d'immatriculation. o Etablir et envoyer les dossiers NOVETUD pour les transformations commerciales. o Organisation des livraisons « province » des loueurs avec le préparateur VN/VO. Vérifier les factures du fournisseur. Diplômé(e) d'une formation de niveau Bac+2 en secrétariat, gestion ou administration, vous disposez d'une expérience professionnelle confirmée de minimum 3 ans, acquise dans un poste similaire. Une expérience dans le secteur automobile est un plus. - Vous maîtrisez les outils informatiques et le Pack Office. - Autonome, vous êtes organisé(e) et savez gérer les priorités.