Rattaché(e) à l'une de nos agences de gestion forestière située à Reims, vous aurez la charge d'appuyer le Directeur dans : - La gestion Comptable de l'agence sous la responsabilité directe de son Directeur, avec le soutien de notre comptable en poste à l'Agence de Reims et rattaché à la Cheffe comptable au siège. - Gestion comptable pour le compte de clients Institutionnels, privés et de l'agence. - Collaboration transverse avec tous les services habilités à travailler sur l'outil ERP. - Collaboration avec les auditeurs pour les audits internes et externes - Gestion Administrative de l'agence sous la responsabilité directe du Directeur d'agence, avec le soutien de l'assistante administrative en poste Description détaillée du poste : I / Gestion comptable : 70% 1- Comptabilité Générale : - Tenir la comptabilité générale et auxiliaire - Saisir et contrôler des écritures comptables : factures, notes de frais - Gérer les immobilisations - Gérer les clôtures mensuelles, trimestrielles et annuelles (provisions CCA/FNP, commissions, honoraires) - Contrôler les états de comptes, la comptabilité analytique et les budgets (prévisionnel/réalisé) 2 - Comptabilité auxiliaire : - Gérer les comptes fournisseurs et clients - Suivre quotidiennement les comptes clients (inclus réponses aux demandes d'informations), lettrages et relances des impayés - Etablir les factures et avoirs de vente, Saisir des factures fournisseurs - Effectuer les règlements fournisseurs dans les délais impartis 3 - Trésorerie : - Suivre quotidiennement la Trésorerie, Préparer les rapprochements bancaires - Saisir les encaissements et décaissements 4 - Fiscalité : - Etablir les déclarations fiscales (TVA, DEB, CVO, etc.) - Suivre les Taxes Foncières annuelles II/ Gestion administrative : 30% 1 - Référent (e) commandes d'achats travaux : Suivre et Rédiger des documents administratifs et contractuels : - Suivre les consultations pour les travaux (exploitation, sylviculture, .) - Saisir des commandes d'achat de travaux et Suivre les retours des bons de commandes de travaux (exploitation, sylviculture, infrastructures.) et Intégrer dans l'ERP - Saisir des contrats annuels fournisseurs - Suivre la réception des documents légaux liés aux contrats annuels (Kbis, attestations RC.) - Suivre sur l'ERP des budgets par forêt et aider les chefs de centre 2 - Tenue des bases informatiques : - Compléter et Mettre à jour les bases propres au fonctionnement de l'agence (véhicules, matériels, personnel.) - Mettre à jour des bases liées à l'activité des forêts (tiers, chasse, plan simple de gestion (PSG), forêts, contrats/bons de commande de travaux.) - Réaliser des tableaux de synthèse 3 - Classement des documents administratifs et techniques de l'agence : - Assurer le classement des documents par forêt, propriétaire, client ou entrepreneur - Réaliser un classement « papier » pour les documents signés originaux et un classement « informatique », selon l'arborescence en vigueur pour les autres documents 4 - Gestion administrative : - Appuyer les collaborateurs de l'agence dans leurs démarches administratives - Réaliser des courriers et des impressions de documents demandés par les chefs de centre - Mener toute activité de secrétariat nécessaire au bon fonctionnement de l'agence. - Gérer les stocks de matériels forestiers et de fournitures administratives. - Préparer, sur diverses plateformes électroniques, et Suivre les demandes de subventions. 5 - Missions ponctuelles (congés de l'assistante en poste) : - Filtrer les appels téléphoniques, Prendre les rendez-vous - Assurer la réception téléphonique (prise de rendez-vous, redirection des appels.) - Traiter les questions d'ordre administratif ne nécessitant pas de décision du Directeur ; - Gérer le courrier de l'agence (classement, rédaction, envoi de courriers)