L'Association Sarthoise ALLIANCE, implantée au Mans et engagée dans l'accompagnement des personnes âgées, recherche un(e) secrétaire administratif(ve) pour un de ses établissements, regroupant un Accueil de Jour et une Plateforme de Répit des Aidants. Prise de poste souhaitée : 1er septembre. Au cœur d'une équipe pluridisciplinaire et d'un environnement humain riche de sens, le/la secrétaire administratif(ve) assure un rôle essentiel d'accueil, de secrétariat et de soutien au fonctionnement quotidien des services. Véritable interface entre les personnes accompagnées, les familles, les partenaires et les professionnels, ce poste contribue activement à la qualité de l'accompagnement proposé par l'établissement. Rejoindre notre équipe, c'est intégrer une association à taille humaine, porteuse de valeurs de solidarité, d'écoute et de respect, au service des personnes accompagnées et de leurs proches. Vos missions Accueil Accueillir les personnes accompagnées, les familles, les intervenants, les partenaires, les visiteurs et toute personne se présentant à l'accueil. Recueillir les informations nécessaires afin de répondre aux demandes. Informer, orienter, conseiller et écouter les différents interlocuteurs. Réceptionner les livraisons. Gérer les appels téléphoniques : renseigner, filtrer, orienter et transmettre les messages. Prendre connaissance des transmissions. Assurer la gestion du courrier en lien avec la direction et les services. Faire visiter l'établissement aux futurs bénéficiaires et à leurs proches. Secrétariat Réaliser le mailing annuel auprès des adhérents et assurer le suivi des cotisations. Tenir le registre des entrées et des sorties des personnes accueillies. Établir les effectifs quotidiens pour la restauration. Gérer les commandes et le stock des fournitures de bureau. Assurer la gestion d'une caisse destinée aux dépenses et encaissements courants. Mettre à jour le site internet de l'établissement. Actualiser les différents tableaux de suivi (mouvements, activité de l'accueil de jour.). Élaborer et diffuser le planning de la Plateforme de Répit. Assurer les mailings d'information auprès des aidants et des partenaires. Organiser les réunions du Conseil de la Vie Sociale (convocations et comptes rendus). Assurer le suivi administratif des activités de répit à domicile. Rédiger les comptes rendus des réunions de service. Participer à l'organisation des manifestations de l'Accueil de Jour et de la Plateforme de Répit (journées portes ouvertes, barbecue, loto.). Gérer les plannings des intervenants extérieurs. Assurer la communication des activités de la Plateforme de Répit (mailings et courriers). Réaliser le mailing annuel auprès des partenaires de santé (médecins, pharmacies, orthophonistes.). Gestion administrative des personnes accompagnées et des aidants Assurer le suivi des demandes de préadmission et des listes d'attente. Gérer les admissions : entretien administratif avec la personne accompagnée et/ou sa famille, constitution des dossiers administratifs et médicaux, préparation du contrat de séjour, remise des documents réglementaires et accompagnement lors de l'arrivée. Mettre à jour les tableaux de suivi des indicateurs d'activité. Profil recherché Vous êtes organisé(e), rigoureux(se) et appréciez le travail en équipe. Doté(e) d'un excellent relationnel, vous savez faire preuve de discrétion, de bienveillance et d'autonomie. Vous maîtrisez impérativement les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et êtes à l'aise dans la gestion administrative. Une expérience dans le secteur médico-social ou sanitaire serait appréciée.