- Assure l'accueil physique et téléphonique des personnes accompagnées, des familles et des partenaires. - Oriente les interlocuteurs vers les professionnels concernés. - Gère la réception, le traitement et la diffusion de l'information (courriers, mails, appels). - Constitue, met à jour et classe les dossiers administratifs des personnes accompagnées. - Assure le suivi des admissions, des sorties et des mouvements et veille à la conformité des documents administratifs. - Participe au suivi des droits (MDPH, notifications, prises en charge, mutuelles, CPAM). - Rédige, met en forme et suit les courriers, comptes rendus, convocations et documents institutionnels. - Assure la saisie et la mise à jour des données dans le logiciel métier. - Gère l'archivage et la traçabilité des documents dans le respect de la réglementation (RGPD). - Participe à la préparation administrative des réunions. - Assure la coordination administrative entre les équipes et participe au suivi logistique et administratif. - Contribue au suivi des prestataires et partenaires externes. - Apporte un appui administratif à la direction et aux chefs de service. - Établit les DPAE, les contrats de travail et les courriers à destination des salariés en l'absence de l'Assistante RH - Participe à la vie institutionnelle, à la démarche qualité et à l'amélioration continue des pratiques administratives.