Au sein du réseau immobilier **3%.COM**, le/la secrétaire occupe une fonction centrale dans le fonctionnement quotidien du réseau. Il/elle assure le lien entre la direction, les mandataires immobiliers, les partenaires et les différents prestataires du réseau. Son rôle est à la fois **administratif, organisationnel et relationnel**. Il/elle accompagne les mandataires dans leurs démarches quotidiennes, veille à la bonne circulation des informations et contribue au bon fonctionnement administratif et commercial du réseau. Missions principales 1. Assistance administrative aux mandataires * Répondre aux demandes quotidiennes des mandataires par téléphone et par e-mail. * Les accompagner dans l'utilisation des différents outils mis à leur disposition. * Répondre aux questions administratives liées aux mandats, compromis, ventes, locations et dossiers clients. * Orienter les mandataires vers le bon interlocuteur lorsque la demande nécessite l'intervention d'un partenaire ou de la direction. * Assurer le suivi des demandes jusqu'à leur résolution. 2. Gestion et contrôle des dossiers immobiliers * Réceptionner et vérifier les documents transmis par les mandataires. * Contrôler la présence des pièces nécessaires dans les dossiers. * Veiller au respect des procédures internes du réseau. * Assurer le suivi administratif des mandats, compromis et transactions. * Suivre et mettre à jour les différents registres réglementaires. * Vérifier le classement et l'archivage numérique des documents. * Participer au suivi des obligations réglementaires : KYC, TRACFIN, pièces d'identité, justificatifs et documents obligatoires. 3. Suivi des ventes et des honoraires * Suivre les dossiers depuis la signature du compromis jusqu'à la signature définitive. * Assurer le lien avec les études notariales lorsque cela est nécessaire. * Suivre les dates prévisionnelles de signature des actes authentiques. * Vérifier les informations nécessaires à la facturation des honoraires. * Préparer ou transmettre les éléments permettant l'établissement des factures. * Suivre les règlements et signaler les éventuelles anomalies à la direction. 4. Gestion administrative du réseau * Mettre à jour les fichiers et bases de données internes. * Maintenir à jour les coordonnées, informations professionnelles et documents contractuels des membres du réseau. * Assurer le classement et l'archivage des documents du siège. 5. Communication interne * Diffuser les informations de la direction auprès des mandataires. * Préparer et envoyer les communications internes du réseau. * Informer les mandataires des évolutions concernant les outils, procédures, obligations réglementaires ou partenaires. * Participer à l'organisation des réunions, visioconférences, formations et événements du réseau. * Mettre à disposition les documents et supports nécessaires sur les outils internes. 6. Relation avec les partenaires et prestataires * Être l'un des points de contact avec les différents partenaires du réseau. * Assurer le suivi administratif des demandes auprès des prestataires. * Participer au suivi des outils utilisés par le réseau : logiciels immobiliers, diffusion des annonces, signature électronique, plateformes documentaires, etc. Qualités recherchées Le poste nécessite avant tout une personne : organisée et rigoureuse ; réactive et disponible ; à l'aise au téléphone et dans les échanges avec les mandataires ; capable de gérer plusieurs demandes simultanément ; autonome dans son travail ; ayant un bon sens des priorités ; dotée d'un excellent relationnel