MISSIONS : - Assurer le secrétariat administratif et commercial ; - Assurer l'interface avec les différents services de l'entreprise et leur personnel ; - Gérer le suivi des chantiers à l'aide de Batigest, Excel et Word, Pennylane - Gérer le suivi des commerciaux, des cahiers de commande et de vente à l'aide de Batigest, Excel et Word, PENNYLANE, BATICAR, Bi reporting - Rendre compte à la Direction. 1. Secrétariat administratif et commercial - Assurer le standard téléphonique - Gérer le courrier (départ, arrivée, classement, suivi) - Gérer les relations téléphoniques avec les clients. Orienter toute demande de la part des prospects ou des clients vers les personnes compétentes ; - Frapper les courriers, mails en provenance des différents services, puis assurer la bonne diffusion des documents ; - Enregistrer les commandes sur le logiciel Batigest, créer certains devis à la demande de la direction - Suivre les contrats de sous-traitance établis par le conducteur de travaux, et gérer trimestriellement les dossiers administratifs des sous-traitants - Gérer le cahier de commandes et celui des ventes ; - Gérer les réclamations clients et en assurer le suivi ; - Répondre aux demandes de documentation. Gérer l'envoi des échantillons ; - Gérer la production des devis. Rédiger les devis standards sur demande des clients ou des commerciaux, en appliquant les éléments des tarifs et les conditions définies par la direction générale ; - Faire préparer par les services concernés tous les éléments nécessaires aux devis non standards pour pouvoir répondre rapidement aux clients ; - Assurer la constitution, la mise à jour, le classement, la sauvegarde, l'archivage des dossiers, des fichiers prospects et clients et plus généralement de tous documents commerciaux ; - Suivre les dossiers de financements clients - Faire des appels de fonds pour les clients qui ont fait un prêt personnel auprès de leur banque - Préparer les voyages du service, effectuer toutes les réservations nécessaires - Assurer toutes réservations marketing ( foires, stands grandes surfaces, marchés..). - Assurer la gestion des stocks de fournitures de bureau (papiers et autres) et centraliser les commandes - Collaborer sur certains dossiers pour l'amélioration continue du service - Assurer l'archivage de dossiers - Etablissement des factures et avoirs clients selon process - Suivi des PV de réceptions - Archivage du dossier administratif par clients 2. Suivi des activités de production - Affectation des chantiers pour chaque dépense - Tenue des tableaux de stocks établis par le conducteur ; - Gestion de l'arrivée sur Pennylane des factures fournisseurs - Contrôler les tarifs de certains fournisseurs et faire viser celles-ci puis s'assurer de leur transmission au service comptabilité - Demande des avoirs fournisseurs et suivi de ces derniers - Mise à jour de la trésorerie clients ; et pointage de la trésorerie avec le conducteur de travaux chaque semaine - Assurer la gestion des tableaux de bord de l'activité Production; - Participer à l'organisation des réunions du service sur la demande de la direction ou des services associés et en assurer le secrétariat (compte rendu, gestion des actions envisagées) ; - Assurer la circulation de l'information auprès des différents services - Suivi des SAV - Suivi des bons de commande 3. Suivi des commerciaux - Gérer le suivi des commerciaux du système informatique, saisie des fiches clients et prospects, - Assurer la gestion du tableau de bord de l'activité des commerciaux ; - Assurer la gestion de tous les fichiers prospects définis par la direction commerciale ; - Participer à l'organisation des réunions commerciales sur la demande de la direction commerciale et en assurer le secrétariat (compte rendu, gestion des actions envisagées) Logiciel SAGE et PENNYLANE