VENEZ RENCONTRER LA MARIE DE TRAPPES LORS DU FORUM PLACE DE L EMPLOI LE 24/09/26 A PARTIR DE 13H30 PLACE DES MERISIERS TRAPPES ACTIVITÉS PRINCIPALES Organisation et gestion des agendas de la direction générale Gérer et coordonner les agendas du DGS et des DGA, en lien avec le secrétariat du maire Planifier les rendez-vous en tenant compte des priorités et des contraintes Anticiper les arbitrages et assurer une organisation fluide de l'activité Suivre et consolider les congés du périmètre concerné Fonctionner en binôme avec le secrétariat du maire (notamment pour la gestion des congés, des appels, etc.) Assurer l'accueil et être un point de contact central de la direction générale Accueillir et prendre en charge les interlocuteurs, physiquement et par téléphone Analyser, prioriser et orienter les sollicitations internes et externes Faciliter la circulation de l'information entre le cabinet du maire, la direction générale et les services Garantir la discrétion et la confidentialité des informations traitées Organiser et sécuriser le fonctionnement administratif et logistique Organiser les réunions stratégiques (Maire/DG, comités, séminaires) Préparer les convocations, supports et éléments logistiques Rédiger, mettre en forme et diffuser les comptes rendus et documents Gérer les listes de diffusion, invitations et suivis de présence Assurer la réservation des salles et la préparation du matériel Réaliser le classement et l'archivage des documents Assurer le suivi de dossiers transversaux et produire des indicateurs Mettre à jour les bases de données et listes de diffusion Suivre des dossiers spécifiques (incidents/accidents, RGPD, contraventions.) Contribuer à l'élaboration des bilans et du rapport d'activité (chiffres clés DG) Participer à l'amélioration des outils et des procédures Apporter un appui ponctuel aux projets ACTIVITÉS SPÉCIFIQUES Animer le réseau des assistant.es de direction de la ville Contribuer à la continuité de service Monter en compétence sur les procédures internes (courrier, instances.) Assurer des remplacements ponctuels en cas d'absence Appliquer les procédures existantes dans un cadre défini Avantages collectifs : Ambiance agréable / Prise en charge à 75 % des frais de transport en commun / Accès au restaurant municipal / Télétravail possible (selon nécessités de service et après 6 mois de présence) / Possibilité de bénéficier du congé menstruel pour les agentes concernées / Participation jusqu'à 35 € de l'employeur pour la mutuelle santé et prévoyance / Possibilité d'adhérer au Comité d'actions sociales pour diverses activités telles que le sport, les vacances, etc. Notre profil idéal CONNAISSANCES ET EXPÉRIENCES PROFESSIONNELLES DIPLÔMES : BAC +2 en assistanat de direction, gestion administrative ou équivalence CONNAISSANCES : Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités Pratique experte des outils bureautiques Grande aisance numérique Très bonne expertise de la langue (orthographe, grammaire, .) EXPÉRIENCES : Expérience confirmée sur un poste similaire, idéalement en environnement institutionnel ou en collectivité territoriale COMPÉTENCES ET APTITUDES REQUISES Savoir-faire Organiser, prioriser et gérer efficacement les activités dans un environnement exigeant Gérer les urgences et adapter son organisation en fonction des priorités Produire des écrits clairs, structurés et de qualité (comptes rendus, courriers, notes) Traiter et fiabiliser l'information avec rigueur Être force de proposition dans l'amélioration des pratiques et des outils Savoir-être Faire preuve de rigueur, d'organisation et d'un excellent sens de la gestion du temps Savoir gérer la pression et faire face aux situations d'urgence avec calme et efficacité Être réactif.ve, dynamique et impliquée dans ses missions Faire preuve de discrétion professionnelle absolue et garantir la confidentialité