MISSIONS ET ACTIVITÉS 1. Secrétariat général et gestion administrative - Assurer l'accueil physique et téléphonique ; - Réceptionner, filtrer et transmettre les informations ; - Rédiger et mettre en forme les courriers, mails et documents administratifs ; - Assurer la gestion du courrier entrant et sortant ; - Effectuer les dépôts et retraits de courrier auprès des services postaux ; - Gérer les fournitures et les besoins courants du bureau ; - Assurer le classement et l'archivage des documents, sous format papier et numérique ; - Créer, mettre à jour et assurer le suivi des dossiers administratifs ; - Contrôler les factures fournisseurs et préparer les éléments nécessaires à leur règlement ; - Assurer le suivi administratif des prestataires et des interventions ; - Participer à l'amélioration et à la mise en place des procédures internes. 2. Soutien à la gestion locative - Logiciel GERCOP - Saisir et mettre à jour les données locatives dans le logiciel GERCOP ; - Assurer le suivi administratif des dossiers locataires ; - Mettre à jour les informations relatives aux baux, loyers, charges et règlements ; - Préparer et rédiger les courriers et mails à destination des locataires, syndics, prestataires et différents interlocuteurs ; - Participer à la préparation des régularisations de charges ; - Assurer le suivi administratif des demandes et dossiers en cours ; - Participer au contrôle et à la mise à jour des documents locatifs ; - Veiller au respect des procédures internes de gestion. 3. Assistance au gérant - Analyse et suivi des dossiers immobiliers Dans le cadre de ses fonctions, l'assistant(e) accompagne directement le gérant dans le suivi et la gestion des dossiers immobiliers, en assurant les recherches, analyses, vérifications et suivis nécessaires à la prise de décision. - Assister le gérant dans le suivi quotidien des dossiers et des affaires en cours ; - Analyser les dossiers et documents relatifs aux immeubles et aux locaux afin d'en extraire les informations utiles ; - Examiner les baux, loyers, charges, échéances et principales obligations contractuelles ; - Identifier les éléments importants, les anomalies éventuelles et les points nécessitant une attention particulière ; - Vérifier la cohérence et la présence des principaux documents administratifs ; - Effectuer les recherches et vérifications nécessaires au traitement des dossiers ; - Préparer des synthèses, tableaux ou éléments d'aide à la décision permettant au gérant de disposer d'une vision claire des dossiers ; - Être capable de gérer différentes missions en parallèle et de passer d'un dossier administratif à un dossier locatif ou immobilier selon les priorités définies. ________________________________________ COMPÉTENCES REQUISES 1. Compétences techniques - Très bonne maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, Outlook et outils de messagerie ; - Bonne capacité rédactionnelle et bonne maîtrise de l'orthographe ; - Aisance dans la gestion et le classement de documents ; - Capacité à analyser et synthétiser des informations provenant de différents documents ; - La connaissance du logiciel GERCOP serait un réel plus ; - Une connaissance de la gestion locative et de l'environnement immobilier serait appréciée. 2. Qualités professionnelles - - Maturité professionnelle et bon sens ; - Sens de l'organisation et rigueur ; - Autonomie dans la gestion des tâches confiées ; - Capacité à gérer les priorités et les urgences ; - Polyvalence et capacité d'adaptation ; - Aisance relationnelle et sens du contact ; - Bonne capacité d'écoute ; - Esprit d'initiative ; - Capacité à travailler sur plusieurs dossiers simultanément ; - Discrétion et respect absolu de la confidentialité des informations traitées.