Missions : Sous l'autorité de la Responsable du pôle, vous serez en charge de : - Assurer l'accueil et le secrétariat général de la structure, - Réaliser les tâches administratives de fonctionnement et d'organisation de la vie courante dans le respect de la qualité, - Assurer l'organisation de la vie courante de la structure, - Appuyer les responsables de pôle dans la mise en œuvre de leurs tâches. Détail des tâches : a. Assurer l'accueil et le secrétariat de la structure - Assurer l'accueil physique et téléphonique, - Gérer les messages téléphoniques : prise en charge et information au destinataire avec suivi éventuel selon degré d'urgence, - Gérer le répondeur : relever les messages, les transmettre, gérer les annonces d'absence, - Accueillir les primo visiteurs, les informer et les orienter , ., - Informer le conseiller du RDV et faire signer la feuille d'émargement si nécessaire, - Ouvrir, dater et ventiler le courrier reçu en s'assurant de la transmission effective à son destinataire, - Gérer les différentes boites mail, - Assurer la gestion des salles et le secrétariat des réunions d'équipe: compte rendu, demande de validation et transmission b. Réaliser les tâches administratives de fonctionnement et d'organisation de la vie courante dans le respect de la qualité - Assurer l'accessibilité des informations, - Classer et photocopier les documents en s'assurant de la traçabilité de l'information, - Préparer les dossiers des porteurs de projets : Ouvrir le dossier papier, classer, archiver . - S'assurer de la mise en réseau des documents d'information (plannings formation pacte, réunion d'information collective..) et de leurs mises à jour régulières, - Saisir les données sur les différentes bases CRM, - Mettre en forme les courriers et les documents en respectant la charte graphique de l'association, - Préparer les documents remis aux stagiaires dans le cadre des formations, - Réaliser les convocations selon les consignes laissées, - Préparer pour chaque conseiller le suivi des échéances et les leur transmettre - Effectuer les relances nécessaires en amont, auprès des participants c. Assurer l'organisation de la vie courante de la structure - Gérer, suivre les plannings, - Contribuer à l'utilisation rationnelle des services et des fournitures, - Assurer la gestion des consommables de la structure sur ses différents sites, - S'organiser et gérer son temps en coordination avec les autres membres de l'équipe, - Coordonner l'intervention d'entreprises extérieures en cas de problèmes ponctuels . d. Appuyer les responsables de POLE et les Consultants Formateurs dans leur relation clients : - Saisie des actions autres (réunions d'équipe, permanence) dans les agendas des conseillers, - Préparation des dossiers, - Relancer par téléphone et/ou email les porteurs pour confirmation présence RDV, planification et mise à jour des agendas, - Renouvellement courant des consommables (papeterie, petit matériel, etc) en coordination avec la Responsable Territoriale et/ou administrative.