RESPONSABILITÉS : Tâches communes ESAT / Foyer Jean Moulin 1. Accueil & Communication o Tenue du standard o Accueil physique et veille au remplissage du registre d'entrée des visiteurs o Prise de notes et élaboration de compte-rendu o Enregistrement du courrier des personnes accompagnées avant transmission 2. Gestion administrative générale o Gestion administrative courante de l'établissement o Gestion des achats de fournitures de bureau et de pharmacies o Déclarations et suivis des sinistres o Gestion des procès-verbaux (PV) o Suivi du taux d'activité mensuel o Préparation, participation et rédaction du compte-rendu du Comité de Vie Sociale (CVS) o En lien avec l'Agent Technique : - Contrôle et suivi des contrats de maintenance et des vérifications obligatoires - Mises en concurrence et/ou recherche de prestataires 3. Ressources humaines o Transmission des éléments variables de paie aux gestionnaires o Mise en œuvre et suivi du Plan de Développement des Compétences o Préparation et suivi des dossiers du personnel o Commande des tickets restaurants du personnel o Demande de prise en charge AGEFIPH pour le personnel o Suivi des rendez-vous auprès du médecin du travail pour le personnel et les travailleurs 4. Suivi des usagers / personnes accompagnées (via IMAGO) o Vérification, contrôle et mise à jour des données des travailleurs / résidents o Saisie des données lors d'une nouvelle entrée à l'ESAT ou au Foyer o Numérisation du dossier du travailleur et de la personne accompagnée Missions spécifiques sur l'ESAT : 1. Encadrement et appui aux travailleurs o Supervision d'un travailleur dans la gestion du courrier (entrant/sortant) et des mails selon les procédures o Enregistrement et suivi des absences des travailleurs 2. Gestion administrative et financière o Facturation client, suivi des règlements, relances des impayés o Gestion de la déclaration DOETH o Contribution à la bonne gestion comptable de l'ESAT 3. Support technique o Interface avec les partenaires extérieurs de l'ESAT Missions spécifiques sur le Foyer : 1. Accueil et gestion des communications internes/externes o Contrôle et gestion des entrées/sorties o Gestion du standard téléphonique et orientation vers les bons interlocuteurs 2. Gestion administrative et financière o Préparation des factures pour la direction 3. Support technique o Gestion du tableau de suivi des matériels remis (clés, bip, etc.) o Suivi des commandes passées et travail de contrôle de celles-ci Cette liste est non exhaustive PROFIL RECHERCHÉ : • Diplôme Bac+2 requis idéalement en Administratif et Ressources Humaines • Expérience de minimum 2 ans souhaitée, idéalement dans le médico-social • Maîtrise de la langue française et de l'outil informatique (Word, Excel) • La connaissance d'Imago est un plus • Excellente qualité rédactionnelle et communicationnelle • Sens de l'organisation, de synthèse, prise d'initiative, d'autonomie, polyvalence, discrétion • Respect et capacité d'écoute des personnes accueillies Conditions et organisation de travail : Poste en CDI Temps Plein à pourvoir dès que possible Localisation : Poste basé à l'ESAT et Foyer Jean Moulin - 40 avenue Jean Moulin - 75014 Paris Rémunération : Selon expérience et en application de la Convention Collective Nationale du 15 mars 1966 Durée du travail : 35h/semaine, du lundi au vendredi