RESPONSABILITÉS : Activités principales : Pédagogie • Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers), • Participer au traitement et au suivi des dossiers de candidature, • Assurer le suivi pédagogique (planning des cours, suivi des absences des enseignants et remplacement de leurs cours, gestion des salles), • Participer à la gestion du cursus des étudiants, de l'inscription aux résultats sur APOGEE en respectant la réglementation générale et les modalités de contrôle des connaissances, • Participer à la gestion des examens (organisation des épreuves, des jurys, diffusion des résultats, etc.), • Assurer la gestion des conventions de stage. Gestion administrative • Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière, • Participer à la gestion administrative des recrutements des vacataires chargés d'enseignement, • Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiées, • Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion, • Classer et archiver les documents. Communication • Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur, • Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe, • Informer les étudiants sur les formations, • Vérifier régulièrement l'affichage destiné aux étudiants, • Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports,) les reproduire et les diffuser, • Assurer le relais entre l'équipe pédagogique et les étudiants, • Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances. Conditions particulières d'exercice : Le poste nécessite d'être toujours disponible pour accueillir et répondre aux questions des étudiants, enseignants-chercheurs. Il nécessite également d'être impérativement présent en période d'examens et d'inscriptions des étudiants. PROFIL RECHERCHÉ : Titulaire du baccalauréat, vous disposez d'une expérience professionnelle vous ayant permis d'acquérir des repères solides dans un environnement administratif et d'accueil. À l'aise dans l'accueil et l'information des publics (étudiants, enseignants, vacataires, partenaires), vous communiquez avec clarté, diplomatie et maîtrise de soi, y compris dans les situations sensibles. Vous utilisez efficacement les outils bureautiques et rédigez avec rigueur et précision. Organisé, vous savez planifier votre activité, gérer les priorités et respecter les échéances, tout en travaillant en équipe et en vous adaptant aux contraintes du service. Autonome et fiable, vous faites preuve de discernement, d'initiative et d'un sens du service public affirmé dans l'exercice de vos missions. Une première expérience dans l'environnement universitaire constituerait un atout. Poste à pourvoir dès que possible – CDD 7 mois Temps complet – du lundi au vendredi Rémunération : 1520€ net / mois environ Localisation du poste : la Pauliane, 424 chemin du Viaduc, 13080 Aix-en-Provence Un processus de recrutement fluide et transparent : À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés (avec soin par un humain, et non par une IA), et un entretien avec les responsables de notre structure. En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel. Rejoindre AMU, c'est bénéficier d'un environnement de travail socialement engagé : - Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l'organisation de la semaine de travail est possible : deux dispositifs ouverts dès 2 mois d'ancienneté en accord avec le manager : Le télétravail et la semaine en 4j ou 4,5j - Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès votre prise de poste - Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap - La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable - La possibilité d'une place de parking ou d'un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail - Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social