POSTE : Assistant Administratif H/F DESCRIPTION : - Participer à l'activité du pôle chargé de la reproduction d'actes (environ 800 à 1000 demandes annuelles) : Réception, analyse et traitement des demandes formulées en ligne par les usagers, - Echanges avec le public via la messagerie fonctionnelle ; - Recherche des actes à reproduire - Transmission des documents identifiés ; - Préparation et envoi des factures ; - Suivi statistique de l'activité. - Assurer le secrétariat du service : Accueil téléphonique ; - Gestion des notes et courriers (frappe et mise en forme, mise à jour des fichiers chronos) ; - Gestion des plannings et des rendez-vous ; - Mise à jour des tableaux de bord ; - Gestion des stocks de fournitures (recensement des besoins, commandes et suivi de livraisons). - Participer à l'accueil du public et être référent(e) de l'organisation du poste d'accueil:Contribuer au fonctionnement mutualisé entre les agents de la direction - Création et mise à jour des procédures - Réflexion sur des pistes d'amélioration - Participer au fonctionnement de la salle de lecture : Accueil et accompagnement des lecteurs dans leurs recherches ; - Contrôle a posteriori des consultations d'articles ; - Rangement des documents, mise à jour des outils, réapprovisionnement en formulaires et fournitures. - Participer aux évènements d'action culturelle organisés par les archives. - Assurer un binôme avec l'assistante de direction pour la gestion de l'agenda du directeur. PROFIL : - De formation supérieure (BTS assistant manager, DUT Gestion des Entreprises et des Administrations) ou expérience équivalente ; - Expérience dans un environnement administratif ou culturel souhaité, idéalement en collectivité territoriale - Maîtrise des techniques de secrétariat - Connaissance du fonctionnement d'un service d'archives et des missions d'accueil du public (lecteurs, partenaires, publics spécifiques). - Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office). - Sens affirmé de l'accueil du public - Capacités relationnelles, sens de l'écoute et pédagogie - Rigueur, sens de l'organisation et esprit d'initiative. - Sens du travail en équipe. - Aisance rédactionnelle - Capacité à prioriser - Sens de la discrétion.