MISSIONS : - Organiser pour l'équipe du service social la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers. - Organiser la gestion logistique (réservation de salles de réunions) ACTIVITES PRINCIPALES : Accueil et communication - Accueillir, orienter et informer les interlocuteurs (patients, usagers, familles, agents des services du CHICN) en face à face et au téléphone - Recevoir, collecter, et mettre en forme les informations pour en assurer la transmission Secrétariat - Saisir, mettre en forme et éditer des documents divers : courriers, comptes rendus de réunions, - Reproduire des documents et assurer leur diffusion - Prendre des rendez-vous et gérer les agendas du service Gestion administrative - Traiter des courriers, dossiers, documents (enregistrement, tri ; traitement, classement, diffusion, archivage) - Suivre l'avancement des dossiers suite à leur enregistrement - Mettre à jour des fichiers de données et documents, archiver et classer les dossiers - Organiser et assurer un classement bureautique et physique pour le partage et la conservation de l'information Gestion logistique - Participer à l'organisation logistique des réunions : réservation de salles - Gérer les stocks de produits (fournitures et consommables) - Gérer les départ et l'arrivée du courrier Travail en équipe et participation au dispositif institutionnel - Recueillir et transmettre à l'équipe et aux partenaires extérieurs les informations utiles au bon fonctionnement de l'entité - Communiquer, échanger les informations au sein de l'équipe ACTIVITES SECONDAIRES : - Accueillir, encadrer et assurer l'accompagnement pédagogiques de personnes en formation (agents, étudiants, stagiaires, ) - Assurer une veille spécifique à son domaine d'activité - Participer à des projets internes du CHICN ou en lien avec les partenaires de l'établissement - Participer aux réunions de services hebdomadaires et au projet de service - Actualiser ses connaissances par de la documentation, des formations Profil recherché DIPLOMES ET QUALIFICATIONS: Bac Professionnel secrétariat (niveau IV) /BTS COMPETENCES, APTITUDES et SAVOIR FAIRE REQUIS - Connaissance du secteur d'activité (sanitaire, social) et des dispositifs propres au domaine d'activité - Connaissance des profils de patients et usagers du service social - Travail en équipe et en réseau - Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Power Point, Trajectoire,) - Communication, écoute - Discrétion professionnelle, respect du secret - Organisation, rigueur, réactivité - Sens des responsabilités - Adaptabilité - Respect de l'éthique et de la déontologie professionnelle - Ponctualité CONDITIONS DE TRAVAIL ET SUJETIONS PARTICULIERES - Poste à 100%, - Temps plein de jour du lundi au vendredi, repose fixe samedi et dimanche - Durée quotidienne de travail : 7h - 25 Congés annuels Informations complémentaires Les missions et activités figurant dans cette fiche ne présentent pas de caractère exhaustif ni définitif. Elles peuvent être complétées pour des nécessités de service et/ou raison de l'évolution du projet d'établissement. CHICN Secrétariat de la Direction des ressources humaines Contrat : CDD;CDI;Détachement;Mutation