POSTE : CDD Assistant·e Administratif·ve a 0.5 Etp a Rouen H/F DESCRIPTION : Sous la responsabilité de la cheffe de service et de la directrice, et en collaboration avec les professionnels des établissements ENSEMBLE, l'assistante administrative assure les missions suivantes : Gestion et suivi des tâches administratives Les tâches de gestion et de suivi administratif se répartissent comme suit : - Préparation des aides financières pour les personnes accompagnées - Mise à jour des tableaux de reporting - Prospection pour la recherche de logements et relances des bailleurs - Organisation pratique des arrivées des familles : ouverture des compteurs, réalisation des commandes, coordination entre les livreurs et l'équipe - Comptes-rendus de réunion - Prise des rendez-vous au besoin - Participation aux réunions d'équipe Ce poste requiert de la polyvalence face aux imprévus et aux multiples tâches à accomplir. Maitriser pack office - Word - Excel- Microsoft 365 - -OUTLOOK - Rémunération : PROFIL : Savoir-faire - Savoir adapter son langage aux interlocuteurs et s'exprimer avec clarté au téléphone - Avoir des facilités rédactionnelles - Etre réactive face aux demandes des interlocuteurs téléphoniques ou des visiteurs - Savoir orienter les visiteurs entre les différents interlocuteurs - Savoir prendre les messages téléphoniques de façon claire et précise - Savoir gérer un agenda et un planning en fonction des besoins et des contraintes horaires - Etre capable de répondre aux demandes techniques d'informations - Savoir anticiper sur les besoins de matériel pour le personnel - Savoir établir les bons de commande - Faire des recherches rapides et précises pour répondre aux questions posées Savoir-être - Autonomie - Bienveillance - Sens de l'écoute et de la discrétion - Respect des personnes - Capacité d'adaptation, d'organisation de polyvalence, de rigueur et de disponibilité - Réactivité et sens de l'initiative - Aptitude à s'inscrire dans un travail d'équipe - Capacité à poser un cadre ferme et bienveillant - Capacités d'analyse et de synthèse - Capacité à gérer les conflits - Sens de la communication - Sens des responsabilités Expérience souhaitée dans des fonctions similaires Durée hebdomadaire de travail : 17 H30 HEBDO Diplôme : BEP - Bac Pro secrétariat