POSTE : Responsable Logistique et Administrative H/F DESCRIPTION : Type de contrat : CDI à plein temps (39 heures par semaine, en présentiel) Lieu : Paris 9ème arrondissement Horaires : De 9h00 à 18h00, du lundi au vendredi Rémunération : 34K€ brut annuel Description du poste et missions : Nous recherchons un(e) Responsable Logistique et Administratif(ve) qui parle couramment le portugais pour rejoindre notre équipe dynamique. En tant que membre clé de notre entreprise, vous serez responsable de la gestion des aspects administratifs et logistiques en support à notre équipe technique et commerciale. Vous jouerez un rôle essentiel dans le bon déroulement des opérations quotidiennes et serez en charge de plusieurs domaines opérationnels. Vos responsabilités principales incluront : - Suivi et gestion des heures des techniciens : Contrôle, vérification et récupération des feuilles de temps hebdomadaires. - Gestion des appels téléphoniques. - Suivi des dépannages, travaux et maintenance : Organisation et coordination des interventions techniques. - Accueil des clients au bureau. - Gestion des livraisons au bureau : Organisation et suivi des livraisons de matériel. - Gestion des bons d'intervention des techniciens : Suivi et gestion des bons d'intervention liés aux prestations réalisées. - Gestion des commandes fournisseurs. - Gestion des clefs et suivi avec cahier dédié. - Tableau de suivi des sous-traitants : Mise à jour et suivi des informations relatives aux sous-traitants. - Gestion des contrats de sous-traitance : Suivi des contrats avec les sous-traitants. - Gestion des contrats de maintenance : Suivi des contrats de maintenance (climatisation, plomberie, traitement d'eau). - Suivi des maintenances : Coordination des passages des techniciens et suivi des rapports de maintenance. - Relance des impayés clients : Suivi des impayés et relance auprès des clients. - Facturation : Émission des factures pour les contrats, interventions et travaux effectués. - Relevé du courrier quotidien : Récupération et gestion du courrier chaque jour à 12h. - Scanner et classement des documents comptables. - Organisation des commandes et recharges pour la carte de tickets restaurant. - Point hebdomadaire avec l'équipe : Préparation et participation aux réunions hebdomadaires. - Ouverture et fermeture des bureaux. - Géolocalisation des véhicules : Suivi de la position des véhicules via les outils de géolocalisation afin d'optimiser les déplacements des techniciens et assurer un suivi en temps réel. Avantages à préciser en entretien PROFIL : Profil recherché : Compétences requises : - Langues : Maîtrise impératif du portugais est requis pour faciliter les échanges avec les clients et fournisseurs internationaux. L'anglais serait un plus. - Compétences en bureautique : Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel). - Outils spécifiques : La connaissance des outils Praxedo (gestion des interventions) et MEG (gestion des devis et factures) serait un plus. - Organisation : Forte capacité à gérer plusieurs tâches et priorités simultanément, en toute autonomie. - Communication : Bonnes capacités relationnelles et rédactionnelles pour gérer les relations avec les clients, les fournisseurs et les équipes internes. Formation et expérience : - Formation : Bac +2 ou équivalent, idéalement dans les domaines de la gestion administrative, logistique, ou gestion d'entreprise. - Expérience : Une expérience en gestion administrative et logistique est fortement souhaitée.