Référence CSP: 2025-1812879 IFSE : 2 Vous encadrez le service de l'économat de l'établissement pénitentiaire composé de 2 à 3 adjoint(e)s administratif(ve)s et de vous-même. Ce service est chargé de la gestion et du suivi du budget de l'établissement. Au quotidien, il passe notamment les commandes demandées par les différents services : - Rechercher les produits ou prestations qui correspondent au besoin, avec le souci d'un bon rapport qualité-prix - Contacter les fournisseurs - Ouvrir un dossier administratif pour conserver les documents retraçant l'achat - Editer le bon de commande et le faire signer par le responsable - Transmettre le bon de commande signé à la direction régionale avec le logiciel « Chorus-formulaires » - Suivre le dossier informatiquement et répondre aux « fiches com' » de la direction régionale - A réception de la validation du bon de commande, confirmer la commande auprès du fournisseur - Relancer le fournisseur en cas de retard et inviter le service demandeur à patienter - Organiser la livraison (date et heure à convenir avec le transporteur, prévenir la porte d'entrée.) - Faire remonter tout problème persistant à votre responsable - A réception, contrôler le bon état de la livraison et récupérer le bon de livraison - Manutention des articles livrés, au besoin avec un collègue - Stocker la marchandise et prévenir le service qui avait demandé la commande pour la récupération - Saisir le « service fait » et contacter le fournisseur pour qu'il dépose sa facture sur le site « Chorus-pro » - Répondre aux fournisseurs qui n'ont pas réussi à déposer leur facture par voie dématérialisée - Garder une trace informatique de l'achat et archiver le dossier administratif En outre, le service est occasionnellement chargé d'accomplir des tâches connexes aux achats : - Surveillance des stocks et alerter pour ne pas tomber en pénurie (papiers.) - Saisie des demandes de billets de train (formations.) sur « Chorus-DT » - Organisation du stockage dans plusieurs lieux de l'établissement - Assistance à la préparation des réceptions et buffets (1 à 2 x / an) - Rangement des réserves - Aller chercher des articles en supermarché et des colis / recommandés à la Poste (avec une voiture de service) - Collecte et saisie des données de commande (tailles) des agents pour les dotations d'uniforme - Distribution des uniformes à réception (1 fois 15 jours dans l'année) Vous organisez donc l'activité de votre service pour que ces missions soient accomplies au mieux par vous-même et les adjoint(e)s administratif(ve)s. Vous aidez ceux-ci à progresser dans leurs fonctions, et vous validez leurs demandes de congés. En outre, à l'aide du logiciel « S4/Hana » (anciennement Chorus Cœur), vous faites 1 x / mois des extractions de données qui permettent de suivre l'état des dépenses, et vous permettent de suivre le budget avec le responsable administratif et financier et de préparer avec lui 2 à 3 x / an les tableaux (Excel) de remontée et de prévision du budget.