Description : * ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL * 1 Bureau dédié situé au cœur des consultations de chirurgie pédiatrique Hôpital des Enfants * Travail en collaboration avec le secrétariat d’hospitalisation de chirurgie pédiatrique, l’équipe paramédicale et les chirurgiens. * MISSIONS -Accueillir et renseigner les patients, familles et usagers. -Planifier les activités (parcours patients, agenda des consultations, admissions, convocations…). -Gérer, saisir et classer les informations relatives au dossier patient. -Etre garant de la coordination médico-administrative et de la circulation de l’information. * ACTIVITES >ACCUEIL - Accueil physique/téléphonique et orientation des patients pour une prise en charge de qualité  post-consultations et post-hospitalisation (conventionnelle et/ou ambulatoire) avec identification, tri et gestion des priorités en évaluant le degré d’urgence et les besoins/attentes des patients - Prise de rendez-vous pertinente en lien avec le parcours patient de chirurgie pédiatrique pour mise en adéquation des pathologies et des spécificités des chirurgiens  - DXplanning >OPTIMISATION DE LA GESTION ET COORDINATION MÉDICO-ADMINISTRATIVE - Gestion des agendas des médecins (dans DxPlanning) en partenariat avec la DSI : paramétrage des créneaux de consultations sur DxPlanning, annulation et reprogrammation des RDV à la demande des chirurgiens - Gestion des agendas spécifiques aux consultations pluridisciplinaires développées en chirurgie pédiatrique en collaboration avec l’équipe paramédicale de l’ambulatoire - Coordination des programmations liées à la prise en charge médicale (consultations, examens…) en lien avec les plateaux techniques, les services de consultations et d’hospitalisations. - Organisation des activités en fonction des moyens et transmission de l’information à l’équipe pluridisciplinaire - Envoi des mails spécifiques à la consultation chirurgie pédiatrique (mail des chirurgiens, pédiatres du Pôle Pédiatrie, des parents >GESTION ET SUIVI DES ÉLÉMENTS DU DOSSIER PATIENT - Tri, mise en conformité, vérification de la qualité des informations relatives au dossier dans le cadre règlementaire et de l’identito-vigilance - Numérisation, tri documentaire, et connaissances des procédures de conservation documentaire >CONCEPTION ET RÉDACTION DE DOCUMENTS RELATIFS À SON DOMAINE D’ACTIVITÉ - Saisie des courriers de consultations, mise en forme de documents - Mise en cohérence des données dans le cadre du dossier médical informatisé - Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l’identito-vigilance * ACTIVITES SPECIFIQUES : - Tutorat : Accueil, encadrement et accompagnement pédagogique de personnes (agents, étudiants, stagiaires, nouveaux professionnels...) -  Mise en place, organisation, suivi des staffs médicaux - Participation à l’activité universitaire - Suivi/organisation de DU ou DIU (Diplôme Universitaire et Inter universitaires) - Organisation des missions d’enseignement post universitaires/congrès/colloques - Suivi et accompagnement des projets transversaux en lien avec l’activité   Profil recherché :   COMPETENCES REQUISES : TECHNIQUES : -Adapter des procédures / protocoles / modes opératoires / consignes relatives à son domaine de compétences -Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d’archivage, un système de gestion documentaire -Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites -Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d’activité -Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures - Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétences -Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers ( Dx Care, Dx planning, OPERA, IMS…) ORGANISATIONNELLES : -Adapter sa posture, sa pratique professionnelle à des situations critiques / particulières, dans son domaine de compétences -Analyser et faire évoluer sa pratique professionnelle - Utiliser les moyens mis à disposition pour s’informer et connaitre le fonctionnement du service/de l’unité/de l’établissement -S’investir dans les projets du service/de l’unité/de l’établissement -Accueillir, encadrer et accompagner des agents/étudiants/stagiaires/nouveaux professionnels (tutorat) RELATIONNELLES : -Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics -Communiquer auprès d'interlocuteurs variés et être l’interface entre les patients, les équipes et le corps médical -S’exprimer avec professionnalisme auprès d’une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone -Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles -Travailler en équipe pluridisciplinaire/en réseau -Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel