Description : MISSIONS GÉNÉRALES Assurer le secrétariat des cadres supérieurs de santé du pôle Biologie et Pathologie et du Pilotage de pôle PRINCIPALES ACTIVITÉS ž   Accueil des personnes ž   Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques ž   Traitement et circulation de l’information, des documents, et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers ž   Organiser la gestion logistique (réunions, déplacements professionnels etc.) ž   SECRÉTARIAT DES CADRES SUPÉRIEURS DE SANTÉ DU PÔLE BIOLOGIE ET PATHOLOGIE : o    Gestion des agendas (Outlook) : Organisation des réunions/Planification de rendez-vous/Report o    Logistique réunions : Réservation des salles (Outlook/logiciel Sharepoint) o    Prise de rendez-vous/Organisation de réunions avec les secrétariats des directions des soins de chaque site et les secrétariats des directions fonctionnelles o    Aide administrative aux cadres de santé du pôle à la demande (Prise de notes/Rédaction des comptes rendus des réunions de service/Gestion des demandes d’ordre de mission/Organisation des entretiens de recrutement et envoi des convocations etc.) o    Diffusion des astreintes des cadres de la filière médicotechnique o    Gestion documentaire : Elaboration/Mise en forme de documents/Mise à jour de différents supports/Création de diaporamas, tableaux, graphiques, organigrammes o    Reproduction et diffusion de documents (mensuel Info bio) o    Saisie des congés de l’équipe d’encadrement et des ingénieurs du pôle (logiciel Chronos) ž   SECRÉTARIAT DU PILOTAGE DU PÔLE BIOLOGIE ET PATHOLOGIE : o    Organisation et participation aux différentes réunions du pôle (pilotage, bureau de pôle) o    Préparation salle de réunion (matériel visio) o    Prise de notes/Rédaction des comptes rendus o    Rédaction de courriels o    Organisation de la Journée de Biologie (en collaboration avec un biologiste) ž   SUIVI DE PROJETS o    AVEC LE CSS RH : §  Traçabilité/Relance et suivi des formations des professionnels du pôle §  Envoi des questionnaires de satisfaction §  Saisie des formations internes du pôle (logiciel Gesform) o    AVEC LE CSS PROJET : §  Suivi/Traçabilité des inscriptions et des habilitations des professionnels du CHU aux ateliers de compétences et formations E-learning §  Edition/Envoi des fiches individuelles d’habilitation §  Renseignements de données pour suivi des indicateurs/Requête dans BO (Business Object) ž   AUTRES ACTIVITÉS o    ADMINISTRATIVES : §  Gestion des conventions du pôle (en lien avec le cadre administratif de pôle) : Suivi/Circuit de signatures/Saisie (logiciel Contrat Tech) §  Gestion des demandes d’ordre de mission et réservation des déplacements (Globeo Travel) §  Classement/Tri des dossiers/Documents du pôle o    TECHNIQUES : §  En lien avec l’activité du laboratoire d’Hormonologie : Vérification des dossiers de dépistage T21  §  Archives des documents des laboratoires : Saisie des archives (logiciel Spark)/Participation au groupe de travail Profil recherché : ·  Maîtrise des techniques de secrétariat et des outils bureautiques ·  Gestion des agendas, réunions et dossiers administratifs ·  Capacités rédactionnelles et organisationnelles ·  Sens de l’accueil, de la communication et du travail en équipe ·  Rigueur, discrétion et respect de la confidentialité ·  Capacité d’adaptation et gestion des priorités ·  Connaissance du fonctionnement hospitalier appréciée