Un poste d'Assistant(e) est à pourvoir au sein de la Direction de la Construction. Il/Elle aura notamment pour missions principales : - L'assistanat du Directeur : - Accueil physique et téléphonique, - Gérer les agendas du Directeur et de son adjointe pour les réunions internes et externes et prises de rendez-vous liées au besoin de la Direction, - Renseigner et orienter les interlocuteurs internes et/ou externes, - La gestion administrative : - Trier, répartir et envoyer les courriers, - Rédiger des courriers, comptes rendus, notes internes, etc... - Assurer le classement (papier et numérique) des documents administratifs des opérations traitées par les chefs de projets, - Organiser l'archivage des dossiers, - Gérer administrativement les commandes, avenants, ordres de facturation, situations travaux, - La gestion et le suivi des procédures d'appel d'offre - Appui administratif en phase appel d'offre (prise des rendez-vous de visite de sites), aider à la rédaction des notes internes, - Vérifier le respect des procédures achats, - Préparer les dossiers pour présentation aux différents comités internes de l'entreprise, dans le respect des process (comités des marchés et des engagements), - La gestion et le suivi des dossiers techniques : - Monter et suivre les dossiers de demande d'assurance Dommage-Ouvrage/ TRC et suivi en lien étroit avec le Chef de Projet et l'assureur, - Vérifier les documents administratifs légaux à fournir par les entreprises, constitution des marchés travaux, - Suivre les demandes d'agréments de sous-traitance : vérification des pièces administratives avant validation et suivi des tableaux de bord, - Constituer et archiver les dossiers liés aux travaux réceptionnés, - Gérer l'administration des sinistres. Connaissances et compétences requises : - Bac + 2/3 dans le domaine de l'assistanat, - 5 ans à 10 ans d'expérience minimum sur un poste similaire, dans le domaine du BTP, bureau d'études techniques etc, - Connaissances du vocabulaire et des usages du BTP/Travaux Publics appréciés, - Notions juridique et comptable, - Connaissances des procédures internes de l'entreprise, - Réelle capacité rédactionnelle, maîtrise de l'orthographe et bonne aisance orale. Qualités requises : - Rigueur, engagement, réactivité, - Autonomie, bonne organisation, sens des priorités et adaptabilité (urgences, imprévus), - Disponibilité, écoute, - Discrétion et confidentialité, - Sens du travail en équipe, convivialité, - Respect et application des procédures, - Bonne expression orale et écrite.