Référence CSP: 2025-1846552 Phase 1 - Information et réglementation : Préparation du dossier d'accueil des différents publics ; Accueil physique et téléphonique des différents publics (délégués de groupes, formateurs des établissements de l'administration pénitentiaire, personnels permanents de l'Ecole, tuteurs de stages des élèves effectuant des stages hors institution) ; Gestion des mails et réponses aux agents (rotation journalière au sein de l'équipe) ; Transmission des informations auprès du Service Billetterie. Phase 2 - Préparation des dossiers, calcul et mise en paiement : - Relance des agents ou des établissements dès la fin du stage pour la promotion concernée ; - Préparation et saisie les demandes d'avance d'indemnités transmise par l'unité de formation ; - Vérification des pièces et préparation du calcul des états de frais de déplacement : transport, indemnités de stage ou de mission conformément à la réglementation ; - Saisie des dossiers sur le logiciel de gestion financière des déplacements (GFD) : - Import des missions et des agents par le biais de l'application interne VIOLETTE, - Travail en binômage pour la saisie et le contrôle des dossiers, - Mandatement et mise en paiement, - Classement des différentes pièces rattachées à chaque groupe ou promotion ; - Gestion des pièces et dossiers sous format numérique.  Activités complémentaires : Participation aux interventions auprès des promotions nouvellement arrivées. Lorsque l'activité de l'Unité l'exige (périodes creuses et conditions exceptionnelles), une entraide est sollicitée entre les agents des deux services.