POSTE : Assistant de Gestion Immobilière H/F DESCRIPTION : Esset Property Management, filiale du groupe Emeria, recrute ! Avec déjà 40 ans d'expérience et 600 collaborateurs sur le territoire. Acteur de référence de la gestion de patrimoine immobilier pour le compte de clients institutionnels, Esset Property Management intervient sur toutes les classes d'actifs et gère 19 millions de m² en immobilier d'entreprise et 20 000 lots en résidentiel. Rejoindre Esset PM, c'est : - Rejoindre une entreprise multi-métiers où il est possible d'évoluer et construire sa carrière. Tous nos postes sont ouverts aux salariés en situation de handicap. - S'inscrire dans un groupe leader, entrepreneur et expert - Travailler au coeur de la vie de tous, au plus près de ses clients - Être influenceur de la transition énergétique Vos futures missions et responsabilités Sous la responsabilité du Responsable Property Management / Property Manager, vous assurez la gestion administrative et opérationnelle d'un portefeuille d'immeubles tertiaires à travers les missions suivantes : 1. Gestion administrative et technique - Participer aux réunions d'administration et d'exploitation du site avec le propriétaire, les locataires et les entreprises et le gestionnaire - Retranscrire les comptes-rendus - Gérer le classement et l'archivage des pièces papier et informatique - Gérer les tableaux de suivi des contrats du site et contrôler la qualité de certaines prestations avec le responsable de service/site - Gérer des appels téléphoniques (relations clients et fournisseurs) - Etablir et envoyer les bons de commande - Gérer des dossiers assurances - Etablir des rapports d'exploitation avec le responsable de service/site 2. Gestion administrative du patrimoine - Rédiger les comptes rendus de réunion - Aider à la planification des rendez-vous et réunions - Aider à la rédaction et mettre en forme le courrier des membres de l'équipe - Mettre à jour les données locataires : congés, arrêtés de comptes, RIB - Constituer les dossiers de reporting trimestriel mandant et le transmettre au client - Assurer le suivi de divers tableaux de bord - Assurer le classement physique des pièces de gestion, favoriser la gestion dématérialisée de l'ensemble des documents - Assurer le suivi et la transmission des états informatiques - Réaliser des activités ponctuelles selon les priorités de l'équipe de gestion : intégration des données de gestion dans l'outil informatique, aide à la préparation des dossiers de data-room etc. - Apporter son assistance à l'équipe de gestion dans l'activité du service/site 3. Gestion et suivi budgétaire - Gérer la facturation exploitation et travaux. - Etre en relations avec le comptable en charge de la comptabilité générale du site - Enregistrer les factures à l'aide du logiciel comptable (Altaix) - Contrôler les dépenses et suivre les comptes en relation avec la Comptabilité - Préparer, en accord avec sa hiérarchie, les différentes Assemblées Générales auxquelles il/elle participe et en établit les rapports de délibération, ainsi que pour les conseils syndicaux. 4. Relations clients - Assurer les tâches administratives de gestion courante et apporter son assistance aux membres de l'équipe - Donner un premier niveau d'information aux différents interlocuteurs (locataires, prestataires etc.) - Apporter les réponses aux courriers de réclamations en lien avec l'équipe de gestion - Prendre en charge les appels téléphoniques clients et le courrier (réception, tri et envoi) - Favoriser la bonne circulation des informations entre les membres de l'équipe et les autres services - Accueillir ponctuellement physiquement les clients externes Vous demain - Localisation : 5 Rue Archimède, 33700 Mérignac, France - Technologies : Logiciel de gestion : ALTAIX - Avantages : 13ème mois, Intéressement, Mutuelle, RIE - Mission Handicap à disposition de tous nos salariés. La mobilité interne est dans l'ADN du groupe : vous pourrez évoluer dans le groupe partout en France. PROFIL : - Formation Bac +2 en gestion immobilière - Vous disposez d'une première expérience sur un poste similaire idéalement sur un patrimoine tertiaire - Maîtrise des outils informatiques (bureautique et outils métiers) - Vous êtes curieux, autonome et rigoureux - Travailler en équipe est essentiel pour vous. En rejoignant Esset PM, vous rejoignez une entreprise où vous pourrez vous développer avec les meilleurs experts. En un mot : Rejoignez-nous ! Compétences : Immobilier, Gestion de patrimoine, Assistanat