RESPONSABILITÉS : VOTRE ROLE EN ACTIONS : • Assurer la gestion du secrétariat général - 80% du poste • Accueil physique et téléphonique (renseigner, filtrer, orienter, transmettre) : rôle d'interface avec les usagers, les élus, les collectivités et les partenaires, • Gestion des rendez-vous et organisation de réunions avec les partenaires extérieurs (coordination des agendas des élus, responsables de pôle, usagers et partenaires extérieurs), • Mise en place des salles de réunion (en lien avec les services), • Mise à jour des agendas au regard des manifestations, • Diffusion des mails et courriers (aux élus et services) + Suivi des parapheurs, • Secrétariat des élus (courriers), • Réaliser, mettre en forme des travaux bureautiques (textes, tableaux, diaporamas), assurer leur suivi, • Gérer l'information et les délais associés, transmissions de messages, rappels etc, • Mise à jour des bases de données dans le cadre du suivi des assemblées, • Suivi des Arrêtés municipaux (mise en forme, transmission au contrôle de légalité, registre), • Organisation des déplacements des élus (réservations, inscriptions), • Assurer le suivi formation des élus, • Gestion de la documentation pour les services et les élus, • Enregistrement et transmission des notes de frais, • Préparation des bons de commande pour le service, • Gestion du matériel informatique, du parc de voitures, • Appui administratif et logistique au service Vie Associative et Culturelle - 20% du poste • Renfort régulier au Service, tel que : gestion des demandes de subventions des associations, appui occasionnel à la préparation d'évènements, • Missions secondaires • Remplacement et/ou renfort auprès de l'Assistante de Direction, tel que : appui à la préparation des bureaux municipaux, commissions et conseils municipaux, • Assurer un suivi de l'amélioration du tri dans les bâtiments. PROFIL RECHERCHÉ : TALENT RECHERCHÉ : • Vous disposez d'une formation minimum de niveau bac en administratif, • Vous avez connaissance du fonctionnement d'une collectivité et du travail en lien avec les élus, • Vous êtes à l'aise en expression écrite, en rédaction et communication orale, • Vous maîtrisez les techniques de secrétariat et de bureautiques, • Vous avez une aisance avec les démarches administratives, • Vous avez une appétence pour le domaine juridique qui serait appréciée, • Vous concevez et mettez à jour des tableaux de bord, • Vous savez organiser, anticiper et hiérarchiser, • Vous connaissez le fonctionnement du contrôle de légalité (Mégalis) et Berger Levrault, • Vous faites preuve de disponibilité et d'adaptabilité, • Vous êtes rigoureux-se et savez faire preuve de réactivité, • Vous faites preuve de sens relationnel, • Vous avez le sens de la discrétion et du respect de la confidentialité, • Vous êtes capable de partager et de coopérer et le cas échéant, de travailler en autonomie.