POSTE : Secrétaire de Service H/F DESCRIPTION : Sous la responsabilité du responsable de service Recensement, Élections et Funéraire, vous travaillerez en relation avec les partenaires privés et publics, les fournisseurs ainsi que les usagers. Vos missions : Assister le service - Réceptionner, pré-étudier et répartir les courriers au sein du service - Relayer les informations auprès des agents du service - Assurer l'accueil physique et téléphonique - Organiser les réunions de l'équipe - Alimenter les différentes bases de données - Remplacer le secrétariat de la direction en son absence - Former / informer les collègues : e-Temptation / UX, crédits, techniques de secrétariat, etc. - Accompagner et encadrer des stagiaires - Gérer des fournitures administratives - Assurer le classement et l'archivage des dossiers papier et numériques Gérer les finances du service en proximité - Suivre les crédits : contacts avec les fournisseurs, bons de commande, factures et mandatements - Tenir à jour des tableaux de bord - Lancer les marchés subséquents aux accords-cadres - apporter un soutien aux équipes sur les questions financières Gérer les fonctions ressources humaines de proximité - Assurer le rôle de référent RH de proximité auprès des agents : relais d'information, premier niveau de réponse, recherche d'interlocuteurs - Contribuer à la mise en oeuvre des procédures : accueil des nouveaux agents, suivi formations, déploiement des campagnes annuelles - Assurer la fonction de gestionnaire du temps - Prendre en charge, trier et distribuer les bulletins de salaire ainsi que tout document nécessitant un suivi - Saisir les éléments variables de paie - Préparer et traiter les dossiers relatifs aux agents temporaires : recrutement, tickets-restaurant et diverses demandes) - Suivre les dossiers d'accidents du travail Contribuer à la gestion des locaux et matériels du service - Gérer l'environnement de travail des agents - Contribuer à la gestion du matériel - Assurer un soutien logistique selon les besoins Décliner la stratégie relation multicanale aux usager - Participer au déploiement d'une culture de la relation usagers au sein de l'équipe - Participer au suivi de la qualité des services rendus aux usagers (délais) Contribuer au collectif de service et à la ligne managériale PROFIL : Connaissance de l'organisation de la Ville de Nantes et de Nantes Métropole Pratique courante des outils informatiques : Word, Excel, Powerpoint, Coriolis, E-temptation, plateforme dématérialisée des marchés publics, Astre, GFD, Neeva, GEC Qualités relationnelles : écoute, dialogue, capacité à orienter et expliquer Discrétion, Esprit d'équipe, rigueur et efficacité Aptitudes rédactionnelles : mails, notes Sens de l'organisation, hiérarchisation des urgences et gestion des priorités